Aruandlus
Mobility Tool aruandluskeskkond
Kõik programmist Erasmus+ toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Erasmus+ programmi esitatud projektide aruandlus toimub online keskkonnas, mis kannab nime Mobility Tool+ (edaspidi MT+) ja asub siin.
Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada infot õpirännete, rahastuse ning projekti sisu kohta. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andud Mobility Tool+ käsiraamatu (inglise keeles) kõikide võtmetegevuste kohta, millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.
Palun tutvuge ka Euroopa Komisjoni poolt loodud Mobility Tool+ õppevideotega (inglise keeles):
1. KA1 ja KA3 toetusesaajatele aruande esitamiseks;
2. KA2 toetusesaajatele aruande esitamiseks.
Lisaks on Euroopa Komisjon loonud täiendavaid ingliskeelseid juhiseid, selgitamaks:
-
- kuidas sisestada mobiilsusi (õpirändeid) MT+ keskkonda;
- kuidas kasutada CSV-faili mitme õpirände üheaegseks üleslaadimiseks MT+ keskkonda;
- millised on enim esinevad vead nende tegevuste juures ja kuidas neid vältida.
Vastav info on saadaval ka PDF-dokumentidena.
NB! Palun alustage MT+ lõpparuande täitmist õpirännete (mobilities) sisestamisest:
KA105 (noortevahetused, noorsootöötajate õpiränne, Euroopa vabatahtlik teenistus) ja KA347 (noorte osalusprojektid) lõpparuannetega koos tuleb esitada järgmised kohustuslikud lisad:
- aruande allkirjastatud lehekülg (declaration of honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni või grupi seaduslik esindaja;
- kõikide ellu viidud tegevuste tegevuskavad (sh ettevalmistav kohtumine, kui see toimus);
- erikulude ja erivajadustega seotud kulude (vastavalt exceptional costs ja special needs support) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul kui neid taotleti taotluses ja need ka aktsepteeriti ning kui neid kulusid on aruandes küsitud.
Dokumendid, mida ei pea lõpparuandega koos esitama, kuid mis tuleb projekti elluviijal kindlasti säilitada, sest neid küsitakse lisakontrollide käigus:
- reisitoetuse dokumentide koopiad, kui osaleja marsruut erineb võrreldes taotluses tooduga;
- osalejate allkirjastatud nimekirjad kõikide tegevuste (activity) kohta / Euroopa vabatahtliku teenistuse puhul vabatahtliku kinnitusleht. Vastuvõtval organisatsioonil tuleb kinnitada nimekirjas olevate andmete tõesust oma esindaja nime ja allkirjaga.
KA205 projektide lõpparuannete puhul:
- täidab projekti koordineeriv organisatsioon ära aruande sisuosa kõikide partnerite nimel;
- laeb projekti koordinaator MT+-st alla ja täidab kõikide partnerite nimel ära Exceli faili projekti eelarve ja tulemustega, lisades selle lõpparuande juurde;
- lisab nõutud lõpparuannete lisad.
MT+ kontakt Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuuri noorteprogrammide keskuses on toetusprogrammide menetlus- ja hindamiskoordinaator.
Erasmus+ projekti tulemuste platvorm
Kõik Erasmus+ programmist toetust saanud projektid on nüüdsest koondatud Euroopa Komisjoni uuele Erasmus+ projektitulemuste platvormile.
Toetusesaajad pääsevad oma projekti infole ligi ja saavad tulemusi platvormile üles laadida ECAS (Euroopa Komisjoni Autentimisteenuse) konto kasutajatunnuse ja parooliga. Tegemist on sama kontoga, mille olete loonud selleks, et Erasmus+ programmist toetust taotleda.
Projekti jooksul saab toetusesaaja üles laadida nii projekti tulemusi kui ka oma organisatsiooni logo ja projekti või organisatsiooni kodulehe aadressi. Projekti tulemuste üleslaadimine on kohustuslik kõigile strateegilise koostöö projektide (KA205) toetusesaajatele ning vabatahtlik õpirände (KA105) ja osalusprojektide (KA347) taotlejatele.
Pärast projektiperioodi ametlikku lõppu saab toetusesaaja esitada (submit) oma projekti info Noorteagentuurile ülevaatamiseks. Juhul, kui agentuur peab vajalikuks muudatuste tegemist või täiendavate materjalide üleslaadimist, saab toetusesaaja selle kohta ametliku tagasilükkamise (rejection) teate koos juhtnööridega, mida oleks vaja muuta või parandada. Alles pärast Noorteprogrammide keskuse poolset heakskiitmist (approval) ja projekti ametlikku lõpetamist muutuvad tulemused platvormil avalikuks.
Selle kohta, kuidas platvormil toimetada, on loodud juhendmaterjal ja kaks õppevideot.
Euroopa Komisjon on loonud antud platvormi jaoks ka korduma kippuvate küsimuste loetelu (KKK), kust saab lugeda vastuseid kasutajate poolt kõige sagedamini esitatud küsimustele. Kui seal Sinu küsimusele siiski vastust ei leidu, on võimalik abi saada meiliaadressilt eac-projectsplatform-helpdesk@ec.europa.eu või Noorteprogrammide keskuselt.
Korduma kippuvad küsimused
Meie projektis pidi toimuma ettevalmistav kohtumine (APV) ja noortevahetus. APV-l selgus, et partnerid on kaotanud huvi projekti vastu ning me otsustasime noortevahetuse ära jätta. Kas SANA hüvitab juba toimunud APV kulud?
Tekkinud olukorda on vaja SANAle põhjalikult selgitada ning selle põhjal tehakse otsus. Võimalusel kulud aktsepteeritakse.
Üks projekti partneritest otsustas, et ei taha noortevahetusel osaleda. Millised võimalused või kohustused meil nüüd on? Kas me võime otsida uue partneri? Kas see peab olema samast riigist või lihtsalt selle transporditoetuse piirides?
Esmalt on teil vaja partneri ametlikku kinnitust, et ta astub projektist välja ning ei pretendeeri toetusele. SANAle peab saabuma allkirjastatud skaneeritud dokument. Soovitavalt jätke endale selle originaal. Seejärel võite otsida uue partneri, kuid ei pea seda tegema. Võimalik on ka Eestist rohkem osalejaid kaasata, aga siis peab arvestama, et reisitoetus muutub. Kindlasti tuleb koostada uus eelarve ning vajadusel tuleb taotleda lepingu muudatust.
Millised reisimist tõendavad dokumendid pean SANAle esitama? Kas on vaja lennupiletite ostuarvet, elektroonilist piletit või paberpiletit ning kas on vaja ka reisijate pardakaarte?
SANA kontrollib pileteid eelkõige selleks, et osalejad tõendaksid reisimarsruuti ja kuupäevi. Seega tuleb esitada dokumendid, mis seda detailselt tõendavad. Lennukipiletite ostuarve on üldjuhul liiga üldsõnaline, samas juhul kui on olemas elektrooniline pilet, mis kirjeldab detailselt marsruuti, piisab sellest. Juhul, kui piletit ei ole, peavad olema pardakaardid. Toetusesaaja peab suutma tõendada reisi marsruuti piletite või pardakaartidega ning Noorteagentuurile tuleb esitada üks dokument kahest. Kõikidelt osalejatelt pardakaartide kokku kogumine ei ole vajalik, kui olete kindel, et suudate reisi marsruuti tõendada teisiti (piletid on olemas). Toetusesaaja enda kindluse huvides soovitame siiski võimalusel pardakaardid koguda.
Kas koos lõpparuandega pean SANAle esitama reisidokumentide originaalid või piisab koopiatest?
Originaalreisidokumente ei ole vaja Noorteagentuurile esitada – sobivad koopiad. Juhul kui esitate originaalid, palume arvestada, et me neid tagasi ei saada. Vastavalt lepingule peab aga toetusesaaja säilitama kõik projektiga seotud kulude originaaldokumendid. Tegevuste järgsete kohapealsete kontrollide käigus soovivad Noorteagentuuri esindajad originaalidega tutvuda.
Meie noortevahetus toimub Saksamaal ja Eesti grupp sõidab sinna Tallinnast. Ootamatult selgus, et viibin enne vahetuse algust Prantsusmaal ja ei jõua meie grupi ärasõidu ajaks Eestisse. Kas sobib, kui sõidan noortevahetusele otse Prantsusmaalt?
Jah, osaleja või grupijuht võib alustada oma reisi noortevahetuse toimumiskohta teisest asukohast, kui taotluses märgitud. Sel juhul on vaja lisada lõpparuandele skaneeritud koopiad reisidokumentidest. Selgitus erineva reisi alguspunkti kohta tuleb lisada ka lõpparuandesse. NB! See muudatus võib tuua kaasa muudatusi reisikulude eelarves.
- Juhul, kui reisitav vahemaa on sama, mis taotluses, ja vastab edasi-tagasi vahemaale (arvutatud linnulennult vastavalt vahemaa kalkulaatorile), siis eelarve ei muutu.
- Juhul, kui reisitav vahemaa on pikem, jääb eelarve samaks. Kahjuks ei ole meil võimalik eelarvet suurendada.
- Juhul, kui reisitav vahemaa on lühem, kui taotluses plaanitud, siis peate reisikulude eelarvet vähendama vastavalt järgmisele valemile: (kilometraaž tegevuse toimumiskohta + kilometraaž tegevuse toimumiskohast koju) : 2 = õige vahemaa.
Sama valemit kasutatakse juhul, kui osaleja saabub noortevahetusele ühest kohast (nt Prantsusmaa) ning läheb pärast noortevahetust teise kohta (nt Eesti).
Itaalia osaleja tahab tulla noortevahetusele 2 päeva varem ja lahkuda 2 päeva hiljem. Kas tema reisikulud oleksid sel juhul abikõlbulikud?
Jah, programmi tingimuste kohaselt on lubatud hüvitada noortevahetuse tegevuskohta varasema saabumise või hilisema lahkumise reisikulusid tingimusel, et oma majutuse ja muude kaasnevate kulude eest tasuvad osalejad ise. Toetuse juurde on lubatud arvestada põhjendatud juhtudel kuni 2 reisipäeva, millest üks toimub enne ja teine pärast tegevuste toimumist.
Noortevahetusel osalejad võiksid saabuda noortevahetuse tegevuskohta mitte varem kui 5 päeva enne ja lahkuda mitte hiljem kui 5 päeva pärast noortevahetuse toimumisaega.
NB! Rahastuslepingus on kirjas, et reisimine peab olema selgelt seotud konkreetse mobiilsusega. Noorteagentuuri jaoks on kõige olulisem, et noored/noortejuhid oleksid õigel ajal õiges kohas ehk osaleksid õppetegevuses 100% täies mahus.
Itaalia osaleja ei saa viibida noortevahetusel kogu toimumisaja ning soovib lahkuda 2 päeva varem. Kas kõnealuse osaleja reisikulud on abikõlblikud?
Jah, reisikulud on abikõlblikud, kuid väheneb projekti korraldustoetus, mida arvestatakse iga osaleja kohta reaalselt projekti toimumise kohas viibitud päevade järgi.
Horvaatia partner teatas ootamatult, et kellelgi nende grupist pole võimalik APV-l (ettevalmistaval kohtumisel) osaleda. Kas horvaadid võivad APV-l osaleda Skype'i teel?
Jah, kui partner tõesti ei leia ühtegi sobivat osalejat ettevalmistavale kohtumisele, siis võib küll. NB! Juhul, kui osalejad ei tule füüsiliselt ettevalmistavale kohtumisele, siis väheneb toetussumma. Sellistel osalejatel ei ole õigust APV reisitoetusele ega erikuludele.
Lennupiletite ostmisel selgus, et Itaalia partnerid leidsid väga odavad piletid ning osa nende reisitoetusest jääb üle. Samas Sloveenia partnerite jaoks on kõik piletid nii kallid, et reisitoetus katab sellest vaid väikse osa. Kas on võimalik kasutada ühe grupi reisitoetust teise grupi jaoks?
Jah, on küll.
Eramus+ programmis kasutatakse reisi- ja korralduskuludeks ühikuhinna põhist toetust. Juhul kui vahemaa on tõendatud ning tegevused toimunud, on toetusesaajal automaatselt õigus arvestatud vahemaale vastava ühikuhinna summale. Ühikuhinna võlu ja valu seisneb selles, et toetuse summa määratakse kindlaks ühikuhinna aluseks olevate asjaolude järgi. Tegelikkuses võivad kulud olla suuremad või väiksemad ning kui kogueelarve võimaldab, võib katta kõik kulud, mis noortevahetuse elluviimisel tekivad. Seega, kui itaallaste reisitoetusest või kusagilt mujalt jääb toetust kasutamata, võib seda kasutada sloveenide kulude katmiseks ja/või põhitegevuse reisikulude hüvitamiseks. Noorteagentuurile esitatavas infos ei tule rahade ümberjagamist näidata ning reeglite/ühikuhindade mõistes ei ole eelarve muutust toimunud.
Tegevuste elluviimisel on oluline jälgida eelarve täitumist vastavalt rahastusreeglitele. Silmas tuleb pidada, et kogu toetust tuleb kasutada sihtotstarbeliselt ehk projekti heaks.
Lennufirma, kellelt ostsime lennupiletid reisimiseks noortevahetusele ja tagasi, läks pankrotti. Lendusid ei toimu ning piletiraha tagasi ei maksta. Kas SANA hüvitab piletikulud?
Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus. Reisi ärajäämisel tuleb kõigepealt pöörduda kindlustusfirma poole ning probleemide korral vaadeldakse iga olukorda eraldi. Põhjendatud juhtudel saab Noorteagentuur kulusid hüvitada vääramatu jõu tingimustel.
Meie partnergrupp hilines lennujaama ning jäi reisist maha. Neil ei olnud reisikindlustust, mis kataks piletikulu. Kas SANA hüvitab lennupiletid, mis jäid kasutamata?
Ei, üldjuhul selline reisikulu ei ole abikõlblik. Reisitoetust eraldatakse reisidele, mis on tegelikult toimunud. Juhul, kui partnergrupi osalejad ostavad uued piletid ning reis ikkagi toimub, siis toetus eraldatakse vastavalt tegelikult toimunud reisi ühikuhindadele (reisitoetus ja korraldustoetus) ning kui võimalik, võib sellest katta mõlemate reisipiletite kulud. Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus ning taoliste probleemide ennetamiseks soovitame sõlmida reisitõrkekindlustuse.
Noored tegid noortevahetusest videoid ning panid need Youtube'i üles. Kas seal peaksid olema ka Erasmus+ logod või viited programmile?
Jah. Vastavalt rahastuslepingule on taotlejal kohustus projektiga seotud avalikel trükistel, materjalidel ja kommunikatsioonis ära näidata, kust projektitoetus pärineb. Selleks tuleb materjalidel kasutada programmi Erasmus+: Euroopa Noored ja Sihtasutuse Archimedes noorteagentuuri sümboolikat ning mainida rahastajat ka avalikus kommunikatsioonis (meedias, avalikel üritustel jm). Täpsemad juhised, soovitused ja vajalikud logod allalaadimiseks on kättesaadavad meie kodulehelt.
Kas oleme kohustatud säilitama kõik kuludokumendid? Näiteks, kas me peame säilitama kohvipausideks ostetud asjade tšekid?
Jah, olete kohustatud säilitama kõik kuludokumendid. Rahastuslepingus on kirjas: toetusesaaja on kohustatud kõiki projekti toetuse kasutamisega seotud originaaldokumente säilitama 3 aastat alates toetuse lõppmakse tegemisest (tagastusnõude laekumisest). Kui toetussumma on suurem kui 60 000 €, siis on säilitamise kohustus 5 aastat.
Kuidas märgin MobilityTool+ lõpparuandes sisupäevi ja reisipäevi?
Tegevuse (activity) kuupäevad lõpparuandes peavad kajastama sisutegevuste kuupäevi. Juhul kui toetust taotleti ka reisipäevaks (ehk päevaks, mil sisutegevust ei toimunud ja ainult reisiti), siis seda kuupäeva ei kajastata tegevuse kuupäevades. MobilityTool+ keskkonnas on eraldi lahter, kus tuleb kirjutada, mitu reisipäeva oli (kas üks või kaks). Juhul kui taotleti toetust reisipäevadeks, kuid tegelikult neid päevi ei kasutatud ja kogu reisimine toimus sisutegevuse päevade jooksul, siis ei ole taotlejal õigust reisipäevadeks ning toimub eelarve vähendamine. Reisipäevi saab aruandele lisada ainult siis, kui need on põhjendatud, taotluses küsitud ning reisimine on nendel päevadel tegelikult toimunud.
Kuidas kajastan erikulusid MobilityTool+is?
Kõik kulud tuleb sisestada iga osaleja kohta eraldi. Näiteks viisakulu tuleb sisestada iga konkreetse osaleja lõikes, kelle puhul see asjakohane on. APV majutuse koondarve tuleb jagada APV osalejate vahel ja lisada vastav osa iga osaleja juurde.
Milliste dokumentide alusel peab toimuma reisitoetuse ülekandmine välispartnerile?
Välispartner peab toetusesaajale esitama avalduse kulude hüvitamiseks, mis sisaldab koondsummat ja pangakontot, kuhu ülekannet soovitakse. Avaldus on toetusesaaja raamatupidamise algdokument, mille lisadeks on koopiad reisipiletitest, arvetest, maksekorraldustest.
Reisitoetusest ei ole võimalik hüvitada rahvusvaheliste pangaülekannete teenustasusid.
Leidsime oma noortevahetusele lisarahastust ja sooviksime kaasata veel 5 noort lisaks taotluses toodud 20-le. Kas need lisanoored tuleb ka lõpparuandesse lisada?
Palume Erasmus+ noortevahetuse aruandluses kajastada vaid neid noori, kes osalesid noortevahetusel Erasmus+ toetussumma eest. Seetõttu ei peaks aruandes omarahastusest kaasatud 5 noort osalejatena kajastama. Palun pidage seda silmas ka osalejate ja grupijuhtide allkirjadega nimekirja koostades.
