Noortevahetus
Rahvusvaheline noortevahetus on erinevate Euroopa riikide noorte omavaheline kohumine, mille raames noored käsitlevad enda jaoks olulisi teemasid ja kogevad teismoodi õppimist.
Noortevahetuse tegevused on välja töötatud ning ellu viidud osalejate endi poolt. Projekti põhitegevuseks on rahvusvaheline noorte kohtumine ja oma tegevusprogrammi elluviimine (5–21 päeva) Eestis või mõne partneri koduriigis.
Noortevahetuste teemad on mitmekesised, lähtudes osalevate noorte huvidest. Enne kohtumist koostavad noored tegevusplaani valitud teema käsitlemiseks, mis võib hõlmata näiteks töötube, grupitöid, arutelusid, rollimänge, simulatsioone, tegevusi vabas õhus jne. Noortevahetuse ajal viiakse planeeritud tegevused üheskoos ellu.
Noortevahetus on eelkõige suunatud noorte enesearengu toetamisele läbi teistmoodi mitteformaalse õppe, kultuuridevahelisele õppimisele, sotsiaalselt oluliste teemade käsitlemisele ning väärtuste tugevdamisele (tolerantsus, sõprus, hoolivus, demokraatia jm).
Vaata Noortevahetuse videoid Telepurgist.
Korduma kippuvad küsimused
Miks küsitakse taotluses tegevuse algus- ja lõppkuupäeva ning eraldi veel reisipäevi? Mida tähendab „reisipäev“ ja mis on „tegevuspäev“?
Tegevuspäevadel toimuvad noortevahetuse tegevused. Tegevuspäevad on ka need, kus tegevus toimub ainult päeva ühes pooles ja teises pooles osalejad saabuvad või lahkuvad. Reisipäev on päev, mil vaid reisitakse ning sisutegevusi ei toimu.
NB! Reisipäevi võib taotleda ainult põhjendatud juhul. Põhjendatud juhuks võib olla olukord, kus osalejad ei jõua sama kuupäeva sees reisiteekonda alustada ja lõpetada. Reisipäevade vajalikkust tuleb kaaluda iga osalejategrupi puhul eraldi. Maksimaalselt on võimalik kasutada kahte reisipäeva, millest üks toimub enne ning teine pärast tegevuste toimumist.
Näide: Eesti-Gruusia noortevahetus, mis toimub Gruusias ja algab 02.10. Kui eesti noored alustavad Eestist reisimist 01.10, kuid noortevahetuse toimumispaika Gruusias jõuavad alles 02.10, on õigustatud ühe reisipäeva lisamine taotlusele. Kui gruusia noored reisivad toimumispaika kaks tundi, siis nende puhul ei ole lisa-reisipäeva taotlemine õigustatud.
NB! Juhul, kui taotluses on eraldi välja toodud reisipäevad, siis peavad need olema kajastatud ka taotlusele lisatud tegevuskavas.
Kuidas arvutan Pärnus elavate noorte reisitoetuse jaoks vahemaad, kui noortevahetus toimub Pärnus?
Kui tegevus toimub samas linnas, kust tuleb osaleja, siis selle osaleja jaoks ei saa eraldi reisitoetust taotleda. Vahemaa on vastavalt Euroopa Komisjoni vahemaa kalkulaatorile 0 kilomeetrit.
Kuidas arvutan välismaal toimuvale noortevahetusele reisimiseks vahemaad, kui meie organisatsioon asub Tallinnas, aga noored elavad erinevates Eesti paikades (Saaremaa, Põlva, Keila jne)?
Taotlusvormi täites võite jagada Eesti grupi osadeks. Näiteks osaleb projektis kokku 10 Eesti noort, kellest 5 elavad Tallinna lähedal ja 5 Saaremaal. Sel juhul märkige ühele reale 5 lühema reisidistantsiga noort ja teisele reale 5 pikema reisidistantsiga noort. Juhul kui saatva organisatsiooni asukoht on erinev osaleja reisi alguspunktist (linnast, kust ta tuleb), siis tuleb lõpparuandes MobilityTool+ keskkonnas lisada selgitus erinevuse kohta. Näiteks kui saatev organisatsioon asub Tallinnas, aga osaleja tuleb Kuressaarest, siis tuleb välja tuua erinevuse põhjus ja märkida reale „Sending City“ Kuressaare. Sellise erisuse korral tuleb esitada koos aruandega marsruuti tõendavad dokumendid (näiteks bussipiletid Kuressaare–Tallinn).
Kui arvutan projekti rahvusvahelisi reisikulusid, siis mis koha võin võtta reisi alguskohaks – kas osaleja koduse aadressi või lennu väljumise linna või…?
Vaikimisi on alguspunktiks saatva organisatsiooni asukoht ning lõpp-punktiks vastuvõtva organisatsiooni asukoht. Kui tegelik alguspunkt ja lõpp-punkt on erinevad, siis tuleb seda lõpparuandes Mobility Toolis selgitada ja esitada tõendusdokumendid.
Esitasin Noorteagentuurile (SANAle) taotluse noortevahetuse korraldamiseks. Millal võin hakata kulusid tegema?
See, millal kulusid võib teha, oleneb kulu liigist, sest erinevaid kulusid tohib hakata tegema erineval ajal. Otsuskirja (millega teatakse, kas teie projekt sai või ei saanud toetust) väljastamise kuupäevast alates tohib hakata tegema reisikulusid ja korralduslikke kulusid, kuna nende maksmine toimub ühikuhindade alusel. Erikulusid ja erivajadustega osalejate kulusid tohib teha ainult taotluses toodud projekti perioodi vältel, sest neid makstakse tegelike kulude alusel.
Meie projektis pidi toimuma ettevalmistav kohtumine (APV) ja noortevahetus. APV-l selgus, et partnerid on kaotanud huvi projekti vastu ning me otsustasime noortevahetuse ära jätta. Kas SANA hüvitab juba toimunud APV kulud?
Tekkinud olukorda on vaja SANAle põhjalikult selgitada ning selle põhjal tehakse otsus. Võimalusel kulud aktsepteeritakse.
Üks projekti partneritest otsustas, et ei taha noortevahetusel osaleda. Millised võimalused või kohustused meil nüüd on? Kas me võime otsida uue partneri? Kas see peab olema samast riigist või lihtsalt selle transporditoetuse piirides?
Esmalt on teil vaja partneri ametlikku kinnitust, et ta astub projektist välja ning ei pretendeeri toetusele. SANAle peab saabuma allkirjastatud skaneeritud dokument. Originaali soovitame endale jätta. Seejärel võite otsida uue partneri, kuid ei pea seda tegema. Võimalik on ka kaasata rohkem osalejaid Eestist, aga siis peab arvestama, et reisitoetus muutub. Kindlasti tuleb koostada uus eelarve ning vajadusel tuleb taotleda lepingu muudatust.
Millised reisimist tõendavad dokumendid pean SANAle esitama? Kas on vaja lennupiletite ostuarvet, elektroonilist piletit või paberpiletit ning kas on vaja ka reisijate pardakaarte?
SANA kontrollib pileteid eelkõige selleks, et osalejad tõendaksid reisimarsruuti ja kuupäevi. Seega tuleb esitada dokumendid, mis seda detailselt tõendavad. Lennukipiletite ostuarve on üldjuhul liiga üldsõnaline, samas juhul kui on olemas elektrooniline pilet, mis kirjeldab detailselt marsruuti, piisab sellest. Juhul, kui piletit ei ole, peavad olema pardakaardid. Toetusesaaja peab suutma tõendada reisi marsruuti piletite või pardakaartidega ning Noorteagentuurile tuleb esitada üks dokument kahest. Kõikidelt osalejatelt pardakaartide kokkukogumine ei ole vajalik, kui olete kindel, et suudate reisi marsruuti tõendada teisiti (piletid on olemas). Toetusesaaja enda kindluse huvides soovitame siiski võimalusel pardakaardid koguda.
Kas koos lõpparuandega pean SANAle esitama reisidokumentide originaalid või piisab koopiatest?
Originaalreisidokumente ei ole vaja Noorteagentuurile esitada – sobivad koopiad. Juhul kui esitate originaalid, palume arvestada, et me neid tagasi ei saada. Vastavalt lepingule peab aga toetusesaaja säilitama kõik projektiga seotud kulude originaaldokumendid. Tegevuste järgsete kohapealsete kontrollide käigus soovivad Noorteagentuuri esindajad originaalidega tutvuda.
Meie noortevahetus toimub Saksamaal ja Eesti grupp sõidab sinna Tallinnast. Ootamatult selgus, et viibin enne vahetuse algust Prantsusmaal ja ei jõua meie grupi ärasõidu ajaks Eestisse. Kas sobib, kui sõidan noortevahetusele otse Prantsusmaalt?
Jah, osaleja või grupijuht võib alustada oma reisi noortevahetuse toimumiskohta teisest asukohast, kui taotluses märgitud. Sel juhul on vaja lisada lõpparuandele skaneeritud koopiad reisidokumentidest. Selgitus erineva reisi alguspunkti kohta tuleb lisada ka lõpparuandesse. NB! See muudatus võib tuua kaasa muudatusi reisikulude eelarves.
Juhul kui reisitav vahemaa on sama, mis taotluses, eelarve ei muutu.
Juhul kui reisitav vahemaa on taotluses plaanitust pikem, jääb eelarve samaks. Kahjuks ei ole meil võimalik eelarvet suurendada.
Juhul kui reisitav vahemaa on taotluses plaanitust lühem, peate reisikulude eelarvet vähendama vastavalt järgmisele valemile: (kilometraaž tegevuse toimumiskohta + kilometraaž tegevuse toimumiskohast koju) : 2 = õige vahemaa.
Sama valemit kasutatakse juhul, kui osaleja saabub noortevahetusele ühest kohast (nt Prantsusmaa) ning läheb pärast noortevahetust teise kohta (nt Eesti).
Itaalia osaleja tahab tulla noortevahetusele 2 päeva varem ja lahkuda 2 päeva hiljem. Kas tema reisikulud oleksid sel juhul abikõlbulikud?
Jah, programmi tingimuste kohaselt on lubatud hüvitada varasema noortevahetuse tegevuskohta saabumise või sealt hilisema lahkumise reisikulusid tingimusel, et oma majutuse ja muude kaasnevate kulude eest tasuvad osalejad ise. Toetuse juurde on lubatud arvestada põhjendatud juhtudel kuni 2 reisipäeva, millest üks toimub enne ja teine pärast tegevuste toimumist.
Noortevahetusel osalejad võiksid saabuda noortevahetuse tegevuskohta mitte varem kui 5 päeva enne ja lahkuda mitte hiljem kui 5 päeva pärast noortevahetuse toimumisaega.
NB! Rahastuslepingus on kirjas, et reisimine peab olema selgelt seotud konkreetse mobiilsusega. Noorteagentuuri jaoks on kõige olulisem, et noored/noortejuhid oleksid õigel ajal õiges kohas ja osaleksid õppetegevuses täies mahus.
Itaalia osaleja ei saa viibida noortevahetusel kogu toimumisaja ning soovib lahkuda 2 päeva varem. Kas kõnealuse osaleja reisikulud on abikõlblikud?
Jah, reisikulud on abikõlblikud, kuid väheneb projekti korraldustoetus, mida arvestatakse iga osaleja kohta reaalselt projekti toimumise kohas viibitud päevade järgi.
Lennupiletite ostmisel selgus, et Itaalia partnerid leidsid väga odavad piletid ning osa nende reisitoetusest jääb üle. Samas Sloveenia partnerite jaoks on kõik piletid nii kallid, et reisitoetus katab sellest vaid väikse osa. Kas on võimalik kasutada ühe grupi reisitoetust teise grupi jaoks?
Jah, on küll.
Eramus+ programmis kasutatakse reisi- ja korralduskuludeks ühikuhinna põhist toetust. Juhul kui vahemaa on tõendatud ning tegevused toimunud, on toetusesaajal automaatselt õigus arvestatud vahemaale vastavale ühikuhinna summale. Ühikuhinna võlu ja valu seisneb selles, et toetuse summa määratakse kindlaks ühikuhinna aluseks olevate asjaolude järgi. Tegelikkuses võivad kulud olla suuremad või väiksemad ning kui kogueelarve võimaldab, võib ülejäägist katta muid kulusid, mis noortevahetuse elluviimisel tekivad. Seega, kui itaallaste reisitoetusest või kusagilt mujalt jääb toetust kasutamata, võib seda kasutada sloveenide kulude katmiseks ja/või põhitegevuse reisikulude hüvitamiseks. Noorteagentuurile esitatavas infos ei tule rahade ümberjagamist näidata ning reeglite/ühikuhindade mõistes ei ole eelarve muutust toimunud.
Tegevuste elluviimisel on oluline jälgida eelarve täitumist vastavalt rahastusreeglitele. Silmas tuleb pidada, et kogu toetust tuleb kasutada sihtotstarbeliselt ehk projekti heaks.
Horvaatia partner teatas ootamatult, et kellelgi nende grupist pole võimalik APV-l (ettevalmistaval kohtumisel) osaleda. Kas horvaadid võivad APV-l osaleda Skype'i teel?
Jah, kui partner tõesti ei leia ühtegi sobivat osalejat ettevalmistavale kohtumisele, siis võib küll. NB! Juhul, kui osalejad ei tule füüsiliselt ettevalmistavale kohtumisele, siis väheneb toetussumma. Sellistel osalejatel ei ole õigust APV reisitoetusele ega erikuludele.
Lennufirma, kellelt ostsime lennupiletid reisimiseks noortevahetusele ja tagasi, läks pankrotti. Lendusid ei toimu ning piletiraha tagasi ei maksta. Kas SANA hüvitab piletikulud?
Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus. Reisi ärajäämisel tuleb kõigepealt pöörduda kindlustusfirma poole ning probleemide korral vaadeldakse iga olukorda eraldi. Põhjendatud juhtudel saab Noorteagentuur kulusid hüvitada vääramatu jõu tingimustel.
Meie partnergrupp hilines lennujaama ning jäi reisist maha. Neil ei olnud reisikindlustust, mis kataks piletikulu. Kas SANA hüvitab lennupiletid, mis jäid kasutamata?
Ei, üldjuhul ei ole selline reisikulu abikõlblik. Reisitoetust eraldatakse reisidele, mis on tegelikult toimunud. Juhul kui partnergrupi osalejad ostavad uued piletid ning reis ikkagi toimub, eraldatakse toetus vastavalt tegelikult toimunud reisi ühikuhindadele (reisitoetus ja korraldustoetus) ning kui võimalik, võib sellest katta mõlemate reisipiletite kulud. Projekti raames on kohustuslik sõlmida kõikidele osalejatele reisikindlustus ning taoliste probleemide ennetamiseks soovitame sõlmida reisitõrkekindlustuse.
Noored tegid noortevahetusest videoid ning panid need Youtube'i üles. Kas seal peaksid olema ka Erasmus+ logod või viited programmile?
Jah. Vastavalt rahastuslepingule on taotlejal kohustus projektiga seotud avalikel trükistel, materjalidel ja kommunikatsioonis ära näidata, kust projektitoetus pärineb. Selleks tuleb materjalidel kasutada programmi Erasmus+: Euroopa Noored ja Sihtasutus Archimedese noorteagentuuri sümboolikat ning mainida rahastajat ka avalikus kommunikatsioonis (meedias, avalikel üritustel jm). Täpsemad juhised, soovitused ja vajalikud logod allalaadimiseks on kättesaadavad meie kodulehelt.
Kas oleme kohustatud säilitama kõik kuludokumendid? Näiteks, kas me peame säilitama kohvipausideks ostetud asjade tšekid?
Jah, olete kohustatud säilitama kõik kuludokumendid. Rahastuslepingus on kirjas, et toetusesaaja on kohustatud kõiki projekti toetuse kasutamisega seotud originaaldokumente säilitama 3 aastat alates toetuse lõppmakse tegemisest (tagastusnõude laekumisest). Kui toetussumma on suurem kui 60 000 €, siis on säilitamise kohustus 5 aastat.
Kuidas märgin MobilityTool+ lõpparuandes sisupäevi ja reisipäevi?
Tegevuse (activity) kuupäevad lõpparuandes peavad kajastama sisutegevuste kuupäevi. Juhul kui toetust taotleti ka reisipäevaks (ehk päevaks, mil sisutegevust ei toimunud ja ainult reisiti), siis seda kuupäeva ei kajastata tegevuse kuupäevades. MobilityTool+ keskkonnas on eraldi lahter, kus tuleb kirjutada, mitu reisipäeva oli (kas üks või kaks). Juhul kui taotleti toetust reisipäevadeks, kuid tegelikult neid päevi ei kasutatud ja kogu reisimine toimus sisutegevuse päevade jooksul, siis ei ole taotlejal õigust reisipäevadeks ning eelarvet vähendatakse. Reisipäevi saab aruandele lisada ainult siis, kui need on põhjendatud, taotluses küsitud ning reisimine on nendel päevadel tegelikult toimunud.
Kuidas kajastan erikulusid MobilityTool+is?
Kõik kulud tuleb sisestada iga osaleja kohta eraldi. Näiteks viisakulu tuleb sisestada iga konkreetse osaleja kohta, kelle puhul see asjakohane on. APV majutuse koondarve tuleb jagada APV osalejate vahel ja lisada vastav osa iga osaleja juurde.
Leidsime oma noortevahetusele lisarahastust ja sooviksime kaasata veel 5 noort lisaks taotluses toodud 20le. Kas need lisanoored tuleb ka lõpparuandesse lisada?
Palume Erasmus+ noortevahetuse aruandluses kajastada vaid neid noori, kes osalesid noortevahetusel Erasmus+ toetussumma eest. Seetõttu ei peaks aruandes omarahastusest kaasatud 5 noort osalejatena kajastama. Palun pidage seda silmas ka osalejate ja grupijuhtide allkirjadega nimekirja koostades.
