Как организовать?

Организация молодежного обмена — это командная работа. Поэтому первым шагом должны стать поиски людей, заинтересованных в этой идее (друзья, одноклассники и др.), и сформировать команду проекта. Желательно набрать в организационную команду не менее 4 молодых людей. Возраст участвующих молодых людей должен быть 13–30 лет. В группе должен быть как минимум один совершеннолетний член.

При выборе темы для молодежного проекта участия исходите из своих интересов и потребностей общества. Проекты молодежной инициативы направлены на улучшение окружающей молодежь среды, поэтому сосредоточьтесь на вызовах в вашей общине, школе, деревне или городе, решением которых вы хотите внести вклад своим проектом. Молодежную инициативы можно проводить на любую тему, которая внесет положительное изменение в жизнь молодежи и общины. Если тема более или менее установлена, то уже легче найти партнеров и представлять свою идею другим.

Молодежная инициатива является долгосрочным проектом сотрудничества, поэтому выбор партнеров в данном виде деятельности очень важен. Найдите партнера, у которого есть схожая проблема в его крае и который так же мотивирован для положительных изменений. Для проведения молодежной инициативы нужен по крайней мере один партнер из ЕС или сопредельной с ЕС страны. Партнеров может быть и больше, но мы советуем все же не слишком поднимать количество партнеров, поскольку ходатайствующий должен наряду с другими действиями уметь координировать сотрудничество партнеров, в большом проекте это может стать большим вызовом. Если вы организуете проект в сотрудничестве с партнерскими странами программы, то вам нужно учесть, что подать заявку вы сможете только агентствам Erasmus+ стран программы. Если вы хотите привлечь партнера из партнерской страны, то советуем хорошо продумать, какую дополнительную ценность принесет партнер.

Поиски партнеров можно начать с личных контактов (друзья, партнерские школы и т.п.). Если это не поможет, то посетите портал для поиска партнеров OTLAS, где можно найти тысячи организаций по всей Европы. Зарегистрируйте свою группу и идею и ищите там организации или молодежные группы со схожей сферой деятельности/интересом и свяжитесь с ними.

Все же в отношении молодежной инициативы рекомендуется, чтобы партнер был знаком вам хотя бы в какой-то степени.

Когда заинтересованные в проекте партнеры найдены, то вместе продумайте все действия, которые нужно осуществить для проведения успешной молодежной инициативы (составление программы мероприятий, подсчет бюджета, размещение и питание, транспортные расходы, подача заявки и т. д.).

Распределите роли партнеров и членов своей группы и договоритесь, как вы будете держать друг друга в курсе развития. Планируйте свои действия и установите вместе сроки, чтобы заявка была подана в срок.

С самого начала обязательно нужно проговорить с партнерами следующие пункты.

• Когда пройдет встреча по управлению проектом? В рамках молодежной инициативы можно запланировать встречу, на которой все партнеры соберутся и обсудят разные этапы проекта, а также их содержательные и организационные аспекты.

• Какие местные мероприятия стоит планировать для достижения цели? Решайте сами! Молодежная инициатива должна проходить в одной из стран участвующих в проекте партнеров (молодежной группы или организации), и, как правило, заявка подается в агентство Erasmus+ в той стране, в которой позже пройдут мероприятия проекта. Фокус деятельности молодежной инициативы направлен на местной деятельности. Планируйте, какие мероприятия и действия вы хотите организовать в своей стране (партнер также планирует свои соответствующие действия). Местные мероприятия не должны быть одинаковыми у всех партнеров и проходить одновременно, однако для поддержки и вдохновения друг друга стоит планировать действия вместе, с учетом специфики каждой участвующей страны. Местная деятельность может быть очень разной: проведенные от молодежи к молодежи семинары, мастерские, театральные представления, выставки, концерты и т.д. Важно помнить, что каждое действие должно включать учебный момент как для планирующих и реализующих действия молодых людей, так и для участвующей в них молодежи и других членов общины.

• Сколько продлится встреча по управлению проектом? С продолжительностью не стоит переусердствовать, обычно встреча длится 3–5 дней. Проектные встречи предназначены прежде всего для планирования проектного управления. Кроме того, можно добавить учебный элемент, если обе группы нуждаются в развитии по конкретным темам.

Чем вы будете заниматься во время молодежной инициативы? Всем партнерским группам предстоит вместе обсудить, что будут делать в в ходе молодежной инициатвы, т.е. обдумать и записать программу молодежной инициативы (образец программы вы найдете в конце бланка проектной заявки).

Программа должна включать направленные на достижение цели проекта местные мероприятия и международные проектные встречи. Прежде всего сфокусируйтесь на местной деятельности, будьте креативными! При планировании молодежной инициативы помните, что это учебный процесс, цель которого заключается в самообучении при проведении проекта, а также создании возможности обучения для других людей и положительном изменении в обществе благодаря этому. Что учитывать при составлении программы?

• Разнообразие методов и действий: обсудите, как вы хотите работать с поставленной темой, т.е. какие действия планируете и какие рабочие методы вы хотите использовать. Планируйте деятельность вместе с партнерами, чтобы у каждого участника возникло чувство причастности к общей проектной команде.

• Межкультурное обучение (МКО): поскольку молодежная инициативы предлагает возможность для проведения международного проекта, то проектных партнеров у появится возможность ближе познакомиться с межкультурными сходствами и различиями друг друга, лучше понимать их и в будущем научиться учитывать их в своей жизни. Все это поможет снизить уровень негативных предубеждений и стереотипов, и предотвратить их возникновение. Об важно помнить в начале сотрудничества, поскольку привычки в работе и общении в разных культурах могут отличаться. Не стоит считать что-то само собой разумеющимся, лучше обсуждайте все вместе, чтобы достигнуть однозначного понимания по части заключения соглашений и их соблюдения.

• Анализ: анализируйте изученное как в течение молодежной инициативы, так и после его окончания. Запаситесь с командой временем, чтобы продумать, чему вы научились в последнее время в связи с проведением проекта. Для осознания, анализа и закрепления изученного рекомендуется использовать разные методы анализов (устные, письменные, творческие и др.).
• Больше о неформальном обучении на www.mitteformaalne.ee

Ходатайствовать о финансировании для проведения молодежной инициативы от программы Erasmus+: «Молодежь Европы» можно 3 раза в год. Для этого нужно подать заявку к сроку в виде соответствующего э-бланка агентству Erasmus+ одного из участвующего в проекте партнера. В Эстонии этим агентством является Молодежное агентство.

Важно помнить, что проектные расходы (в случае успешной заявки) можно совершать не ранее, чем через 3 месяца после срока подачи заявки. Поэтому, если вы хотите провести молодежную инициативу, например, летом, то подать заявку лучше к зимнему или весеннему сроку.

Заявку подает одна организация или молодежная группа от имени всех партнеров проекта в агентство Erasmus+ своей страны.

Когда вы откроете форму заявки, то сначала спокойно просмотрите ее и выделите время, чтобы углубиться в нее. Важно ответить на все наводящие вопросы во всех подразделах и обратить внимание на то, чтобы записанные там мысли были ясны и понятны, потому что на основании этой информации будет принято решение о финансировании проекта. Убедитесь также в корректности бюджета. Подробнее о процедурах заполнения заявки можно прочесть здесь.

Если вы хотите получить комментарии по содержанию своего проекта, то отправьте свою электронную версию заявки к предварительному сроку.

Если ваша заявка будет успешной, то с вами будет заключен договор о финансировании и вы сможете начать совершать проектные расходы в соответствии с указанным в ходатайстве и правилами финансирования Erasmus+. После подписания договора на указанный вами банковский счет будет перечислено 80% от назначенной вам субсидии. Оставшуюся часть в размере до 20% вы получите после подачи заключительного отчета проекта и его одобрения.

При осуществлении проекта помните о записанных Молодежным агентством критериях качества. Там вы найдете хорошие советы, чтобы ваш проект был эффективным, заметным, безопасным и максимально развивающим и полезным для всех сторон проекта.

Как правило, дальше вы должны действовать с соответствии с программой деятельности и указанному в проектной заявке. Однако, с большой долей вероятности не все пойдет по плану, и в проекте произойдут некоторые изменения. Очень важно, чтобы вы сразу же сообщали обо всех связанных с проектом важных изменениях координатору или консультанту молодежных проектов.

Предварительно стоит обязательно проконсультироваться с консультантом Молодежного агентства, если изменения касаются количества членов группа, продолжительности проекта (потому что, как правило, это также повлияет на бюджет), смены партнеров, финансирования или содержательной деятельности.