Обработка персональных данных
Обработка персональных данных в Департаменте образования и молодежной политики
Мы уважаем право каждого человека на защиту своих персональных данных, в связи с чем мы обрабатываем персональные данные исходя из ваших интересов, прав и свобод в качестве субъекта данных (т.е. физического лица, личность которого была или может быть установлена).
Персональными данными являются любые данные, позволяющие установить личность лица. Обработкой персональных данных является любое действие, выполняемое с персональными данными.
Мы обеспечиваем целостность, обрабатываемость и конфиденциальность ваших данных посредством организационных, физических и информационно-технологических мер безопасности (например, обучение работников защите данных, ограничения доступа к нашим информационным системам, меры по охране зданий).
На настоящей странице приводится обзор принципов обработки персональных данных Департаментом образования и молодежной политики.
Должность обработчика персональных данных и контакты
Ответственным обработчиком данных является Департамент образования и молодежной политики (далее — «Департамент»). Наши контактные данные вы можете найти здесь. Связаться с нашим специалистом по защите данных вы можете по адресу электронной почты andmekaitse@harno.ee.
Когда мы обрабатываем данные в качестве уполномоченного обработчика, мы делаем это в соответствии с инструкциями для ответственного обработчика (например, при обработке персональных данных в государственных базах данных).
Цель обработки персональных данных
Мы обрабатываем персональные данные в ходе реализации образовательной и молодежной политики, а также в ходе выполнения действий, поддерживающих работу Департамента (например, бухгалтерский учет, управление персоналом, проведение тендеров и т.д.).
Состав персональных данных (например, данные, позволяющие установить личность лица, контактные данные, данные о здоровье и т.д.) зависит от конкретной услуги, однако мы всегда исходим из принципа минимальности, т.е. мы собираем только те персональные данные, которые необходимы для предложения наших услуг.
Правовое основание для обработки персональных данных
Мы обрабатываем персональные данные только на основаниях, разрешенных в правовых актах: для исполнения публичных обязанностей, для исполнения договоров, для исполнения юридических обязательств, на основании вашего согласия, для составления, представления и защиты правовых требований, для защиты ваших жизненно важных интересов и жизненно важных интересов другого лица, или в случае другой необходимости, которая не является исполнением основной обязанности, а также на основании обоснованного интереса.
Мы обрабатываем персональные данные на основании согласия только в случае отсутствия других оснований, указанных в правовых актах, и если вы предоставили однозначно понимаемое согласие на обработку ваших данных. Из согласия должна быть ясно видна конкретная цель обработки персональных данных и обработчик персональных данных (Департамент и, при необходимости, совместно ответственный обработчик). Мы запрашиваем согласие таким образом, что оно ясно отделено от других вопросов и оформлено таким образом, что в последствии его можно доказать (например, в подписанном заявлении, электроном письме, SMS-сообщении). Вы имеете право в любой момент отозвать свое согласие, сообщив нам об этом желании. Отзыв согласия не влияет на допустимость обработки, произошедшей до отзыва.
Для обработки персональных данных особых типов (например, данных о здоровье) мы запрашиваем ясно сформулированное согласие, или же мы обрабатываем персональные данные особых типов для исполнения обязательств или реализации особых прав, следующих из трудового права (например, в связи со здравоохранением) или по причинам, связанным со значительным общественным интересом на основании правового акта (например, стипендии для студентов с особыми потребностями.
Передача персональных данных третьим сторонам
Мы можем передавать персональные данные третьим лицам, которые обладают на это правом, следующим из закона, другого правового акта или международного соглашения, или которые сотрудничают с нами (например, в рамках предлагаемой Департаменту услуги). Партнеры обрабатывают персональные данные от имени Департамента и только с целью, для которой Департамент обрабатывает собранные данные, а также руководствуясь нашими условиями обработки персональных данных. Кроме того, вы можете передавать персональные данные государственным учреждениям для исполнения обязательств, следующих из закона.
Наши партнеры могут располагаться за пределами области защиты Общего регламента по защите данных (GDPR), т.е. за пределами Европейского союза и его экономической зоны (например, если вы выполняете экзамен на уровень владения иностранным языком). В таком случае мы применяем защитные меры для обеспечения защиты персональных данных в соответствии с Общим регламентом.
Обработка персональных данных в публичном регистре документов
Департамент является государственным учреждением, и наша деятельность является публичной. На сайте Департамента размещен регистр документов, в котором можно ознакомиться с документами, создаваемыми в ходе нашей деятельности. Такие документы среди прочего могут содержать и персональные данные. Как правило, информация, содержащая приватную информацию о вашей частной жизни, защищена ограничением доступа. Возможные основания для ограничения доступа приведены в Законе о публичной информации.
Мы стараемся обеспечить как можно меньшее ущемление вашей частной жизни. Если вы ведете с нами переписку в качестве частного лица, ваше имя будет видно в виде инициалов. Если кто-нибудь пожелает ознакомиться с вашей перепиской и представит нам информационный запрос, то по получении информационного запроса мы проверим, имеет ли представившее запрос лицо по закону право видеть запрошенный документ. Мы выдаем связанную с вами информацию только учреждениям и лицам, которые обладают предусмотренным законом правом на получение такой информации (например, досудебный делопроизводитель, суд) и имеют обоснованную потребность в такой информации.
Обработка персональных данных кандидата на работу в Департаменте
При проведении конкурсов по набору персонала мы исходим из информации, представленной нам кандидатами. Кроме того, мы можем собирать информацию относительно кандидатов из публичных источников. В случае сбора информации из публичных источников кандидат имеет право знакомиться с собранной информацией и представлять свои разъяснения или возражения в ее отношении.
С данными, ставшими известными в рамках конкурса по набору персонала, могут знакомиться только работники, участвующие в процессе рекрутинга.
Если кандидат при подаче заявки представляет данные рекомендателей, мы предполагаем, что мы не должны запрашивать разрешение на обращение к таким рекомендателям, и что такие представленные рекомендатели предоставили согласие на то, что представитель Департамента может обратиться к ним для получения информации относительно кандидата.
Данные кандидатов, которые оказались невостребованными, мы можем сохранять для разрешения возможных правовых споров в течение 1 года, и с согласия кандидата мы можем сохранять данные в течение более продолжительного срока (например, для приглашения к участию в будущем конкурсе).
Обработка персональных данных в информационной системе Департамента
Департамент администрирует целый ряд информационных систем в сфере своей деятельности. Принципы обработки персональных данных, связанных с такими информационными системами, могут быть отражены в условиях использования и регламенте конкретной информационной системы, и с подробным описанием обрабатываемых в информационной системе данных также можно ознакомиться на сайте Системы администрирования государственной информационной системы (RIHA).
Сроки сохранения персональных данных
Мы сохраняем персональные данные в течение периода, необходимого для достижения целей обработки, или до истечения срока сохранения, указанного в законе (например, в случае бухгалтерских данных – семь лет). Сроки сохранения персональных данных утверждены в схеме подразделения информационных активов Департамента, и такие сроки также могут содержаться в других внутренних правилах Департамента. По истечении срока сохранения данные анонимизируюся или удаляются, кроме случаев, когда существует исключающее удаление данных обстоятельство, например, продолжающийся правовой спор.
Ваши права в качестве субъекта данных
Вы имеете право в любой момент ознакомиться со своими данными и получить информацию о целях и сроках обработки данных. Для ознакомления с данными просим обратиться к нам посредством приведенных на этой странице контактов, или, если данные содержатся в информационной системе, к которой вы имеете доступ, вы можете ознакомиться с данными в информационной системе.
Вы имеете право требовать исправления ваших персональных данных, если при ознакомлении с ними вы обнаружили неправильные данные. Для этого необходимо обратиться к нам, или, если данные содержатся в информационной системе, вы можете ходатайствовать об исправлении данных, или же, при наличии возможности, самостоятельно исправить данные в информационной системе.
Вы имеете право требовать удаления ваших данных, т.е. воспользоваться правом на забвение, если ваши персональные данные обрабатываются на основании согласия. Тем не менее, полное удаление персональных данных невозможно, если персональные данные обрабатываются также и для других целей, и на других основаниях (например, персональные данные используются для исполнения юридических обязательств при представлении в государственные учреждения, или для сохранения документов бухгалтерии, или для подготовки правового требования на договором основании).
Вы имеете право в любой момент представить возражения относительно обработки персональных данных. При получении возражения мы взвешиваем правовые интересы и при необходимости прекращаем обработку данных. Право на представление возражения не может быть реализовано, если мы докажем, что персональные данные обрабатываются на основании уважительной и обоснованной причины, которая перевешивает интересы, права и свободы субъекта данных, или с целью составления, представления и защиты правовых требований.
Вы имеете право ограничить касающуюся вас обработку данных, если a) вы оспорили правильность обработки персональных данных, и обработка данных приостанавливается на время проверки правильности персональных данных, или b) в случае незаконной обработки вы ходатайствуете об ограничении использования вместо удаления, или c) если данные больше не требуются Департаменту, но они требуются вам для составления, представления или защиты правового требования, или d) если вы представляете возражение, на время, в течение которого Департамент принимает свое решение относительно правомерности обработки данных.
Вы имеете право потребовать от нас передачи данных, представленных в структурированной и общеиспользуемой форме, а также в машиночитаемом формате, другому ответственному обработчику, если данные обрабатываются автоматически и на основании согласия субъекта данных, или же на основании исполнения договора. Департамент при исполнении требования должен также оценить, не вредит ли использование данного права интересам и свободам других лиц.
Для защиты своих прав просим вас обращаться к нам по адресу andmekaitse@harno.ee. Для выдачи, исправления, удаления данных, или для ответа на возражения нам необходимо установить личность подателя ходатайства, в связи с чем мы можем попросить вас представить на предусмотренной форме заявление, в т.ч. подписанное электронной цифровой подписью, или же идентифицировать свою личность другим способом. Департамент ответит на ваше требование незамедлительно, но не позднее чем в течение одного месяца после получения ходатайства. Срок для предоставления ответа может быть продлен на два месяца, исходя из сложности ходатайства и объема данных. О продлении срока вам будет сообщено в течение одного месяца с момента получения ходатайства.
Представление запросов и право на подачу жалобы
Со всеми вопросами и для реализации своих прав, связанных с обработкой ваших персональных данных, вы всегда можете обратиться к нашему специалисту по защите данных по адресу электронной почты andmekaitse@harno.ee. Кроме того, вы всегда имеете право обратиться с жалобой в Инспекцию по защите данных или в суд.
