Osalusprojekti taotlemine
Organisatsioon või noortegrupp tuleb kogu programmiperioodiks registreerida ainult ühel korral. Selleks tee järgmist.
- Loo kasutaja Euroopa Komisjoni veebirakenduste kasutajate autentimisteenuse lehel EU Login.
- Logi loodud kasutajaga sisse Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse platvormile.
- Registreeri oma organisatsioon või noortegrupp, täites ära kõik portaalis ette nähtud väljad. Kui soovid registreerida mitmes osas, on võimalik salvestada mustand ja vormi täitmist hiljem jätkata.
- Pärast vormi esitamist (ingl submit) tekib 9-kohaline osalejanumber (ingl organisation ID ehk OID), mis on nüüd ja edaspidi seotud konkreetse organisatsiooni või noortegrupiga. Numbri olemasolu on taotlemise eelduseks. Suhtluses (päringud, aruandlus) Euroopa Komisjoni ja/või Erasmus+ riikliku agentuuriga saate edaspidi viidata vastavale osalejanumbrile.
- Täida ära ja laadi portaali (organisatsiooni või noortegrupi juurde) üles: a) juriidilise isiku vorm (eesti või inglise keeles); b) finantsteabe vorm pangakonto andmetega (eesti või inglise keeles) – kohustuslik vaid taotlevale organisatsioonile, mitte partneritele.
NB! Kui pärast registreerimist muutub organisatsiooni nimi ja registrikood, tuleb teha ka uus OID-kood. Kui nime muutusega organisatsiooni registrikood ei muutunud, saad vastavad andmed ise osalejate portaalis ära muuta.
Kui jääd hätta, loe täpsemat juhendit või vaata videost.
1. Moodusta meeskond
Noorte osalusprojekti korraldamine on meeskonnatöö. Seega on esimene samm koguda enda ümber sellest ideest huvitatud inimesed (sõbrad, koolikaaslased jt) ja panna kokku projektimeeskond. Soovituslikult on korraldusmeeskonnas vähemalt neli noort. Osalevad noored peavad olema vanuses 13–30. Grupis peab olema vähemalt üks täisealine liige.
2. Valige teema
Noorte osalusprojekti teema valimisel lähtuge iseenda huvidest ning sellest, millistel ühiskondlikel või poliitilistel teemadel soovite kaasa rääkida. Noorte osalusprojekti kohustuslikuks osaks on otsustajate ja/või teemaekspertide kaasamine. Seega mõelge kohe alguses läbi, kes on need otsustajad, kes saavad teie valitud teemal kaasa rääkida, ning keda oleks võimalik ja vajalik kaasata. Valitud teema võiks olla teisi noori kõnetav, sest projekti jooksul oodatakse sisendit kõikidelt osalejatelt. Valige teema, mis on teile südamelähedane, puudutab otseselt noori ja mida soovite oma projektiga mõjutada.
3. Leidke partnerid
Noorte osalusprojekti korraldamiseks ei ole tingimata vaja rahvusvahelist partnerit, projekt võib olla ka kohalik. Kohustuslik ei ole ka kohaliku partneri olemasolu, partneri(te) valik oleneb teemast ja võimekusest. Samas, kui soovite teha koostööd teiste organisatsioonidega ja näete sellel lisaväärtust, siis on kohaliku partneri (või partnerite) kaasamine sama oluline kvaliteediaspekt kui rahvusvaheliste projektide korral. Kui valite rahvusvahelise partnerluse, on vaja vähemalt ühte partnerit mõnest ELi või ELi naabruspiirkonna riigist. Partnereid võib olla ka rohkem kui üks. Oluline on, et teie partnerid oleksid projekti elluviimisest samavõrd huvitatud kui teie ise ning valmis projekti planeerimisse ja korraldamisse panustama. Kui teete projekti koostöös programmi partnerriikidega, peate arvestama, et taotlust on siiski võimalik esitada ainult programmiriikide Erasmus+ agentuuridele.
Partnerite otsingul alustage isiklikest kontaktidest (sõbrad, sõpruskoolid jm). Kui see tulemuseni ei vii, külastage partnerotsingute portaali OTLAS, kust leiate tuhandeid organisatsioone üle Euroopa. Registreerige oma grupp ja idee ning otsige sealt sarnase tegevusvaldkonna/huviga organisatsioon või noortegrupp ja võtke nendega ühendust.
Nii nagu osalusprojekti nimigi ütleb, on selle projektitüübi oluline aspekt noorte osaluse toetamine ja võimendamine. Nende projektide eesmärk on pakkuda noortele võimalust ühiskondlikult olulistel teemadel kaasa rääkida ja erinevaid otsuseid mõjutada. Loe altpoolt, kuidas osalust paremini toetada.
Küsi nõu mentoritelt!
Pakume Sulle tuge projekti täiendamisel ning selle kvaliteedi parandamisel. Soovitame selles etapis mentoritelt nõu küsida.
Mõelge oma meeskonna ja partneri(te)ga läbi kõik tegevused, mis on vaja osalusprojekti õnnestumiseks ellu viia (tegevusprogrammi ja eelarve koostamine, majutus, toitlustus, transport, taotluse esitamine jm).
Jagage grupi sees ja partnerite vahel ära vastutusvaldkonnad ning leppige kokku, kuidas üksteist arengusammudega kursis hoidma hakkate. Määrake taotluse koostamise ajaline raam koos tähtaegadega, et taotlus saaks esitatud õigel ajal.
Kohe alguses peaks partneritega läbi rääkima olulised küsimused.
- Millal osalusprojekt aset leiab? Sellest oleneb, millal tuleb noorte osalusprojekti taotlus esitada Euroopa Noorte programmi rahvuslikesse büroodesse. Aastas on Erasmus+: Euroopa Noorte programmil kolm taotlustähtaega.
- Millises riigis osalusprojekti teha? Kui tegemist on kohaliku projektiga, siis see peabki toimuma taotleja riigis. Ent kui tegu on rahvusvahelise projektiga, siis võite ise otsustada. Rahvusvaheline noorte osalusprojekt peab toimuma ühe projektis osaleva partneri (organisatsiooni) koduriigis ja üldjuhul esitatakse taotlus selle riigi Erasmus+ agentuurile, kus projektitegevused toimuma hakkavad. Siinkohal on oluline meeles pidada, et kui tegemist on noorte poliitikakujundamist mõjutava projektiga, siis erinevate riikide reaalsus on väga erinev. Seega mõelge läbi, mida rahvusvaheline partnerlus annab ja kuivõrd on see otstarbekas projekti eesmärgi saavutamiseks.
- Kui pika projekt teha? Põhitegevuse kestus ei ole Erasmus+ programmis määratud. Osalusprojektides võib teha mitut erinevat tegevust, kohtumist ja sündmust, mis oleneb teie projekti ideest ja eesmärgist.
Teema ja programm
Mida noorte osalusprojekti käigus tegema hakkame?
Oluline on, et tegevused oleksid mitmekesised ning ülekaalus oleksid noorte endi ette valmistatud ja ellu viidud tegevused: grupitööd, arutelud, simulatsioonid, väitlused jm mitteformaalset õppimist võimaldavad tegevused. Programmi keskseks osaks on noorte ja otsustajate omavaheline dialoog, mille käigus noored väljendavad oma arvamust projekti kesksest teemast ning küsivad otsustajatelt tagasisidet. Kui teie projektis on partnerid, siis võivad erinevate gruppide noored omavahel kas Eestis või välismaal kohtuda õpirände vormis, mille teemafookus haakub noorte osaluse ja kodanikuaktiivsusega.
Kui kasutaja on loodud ja organisatsioon registreeritud, siis saad hakata taotlusvormi täitma. Kõik taotlusvormid leiad siit.
Toetuse saamiseks tuleb esitada kõik taotlused veebikeskkonnas selleks ette nähtud tähtajaks. Enne taotlusvormi esitamist kontrolli kindlasti aegsasti üle, kas kõik nõutud väljad on täidetud ja kas oled taotlusele lisanud kõik nõutud dokumendid:
- allkirjastatud taotleja kinnitus kahel lehel (ingl declaration on honour), mis tuleb alla laadida konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”);
- juhul, kui projektis on partnerid, siis ühinemisvorm partnerorganisatsiooni esindaja allkirjaga – ühinemisvorm laaditakse konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”) alla siis, kui kõik projektis osalevad organisatsioonid on taotlusesse lisatud;
- iga projekti ürituse ja õpirände tegevuskavad (juhul kui neid projektis on, sest mõni projekt viiakse ellu ainult “projekti juhtimise ja elluviimise” eelarve kategooriast ning sel juhul pole tegevuskava esitamine vajalik).
Kui hilined lisade esitamisega või on need ebakorrektsed, loetakse taotlus abikõlbmatuks.
Mida veel silmas pidada?
- Taotlusvormidele saab lisada ka digiallkirjastatud dokumente – määra allkirjastamisel rolliks „Seaduslik esindaja” ning resolutsioonina märgi oma organisatsiooni nimetus.
- Agentuur ei aktsepteeri kleebitud allkirju – dokument peab olema allkirjastatud digitaalselt või välja prinditud, allkirjastatud ja skännitud (või kvaliteetselt pildistatud).
- Veendu, et taotluse esitamise hetkeks on teie organisatsioonil (sihtasutusel, mittetulundusühingul vm) esitatud viimane kohustuslik majandusaasta aruanne ning et see on äriregistris staatuses „esitatud”. Aruande puudumine muudab projekti abikõlbmatuks.
NB! Et anda erinevatele organisatsioonidele võimalus saada osa Erasmus+ programmi võimalustest, tehakse juhul, kui taotleja esitab ühes Erasmus+ noortevaldkonna taotlusvoorus mitu kvaliteetset taotlust (nt üks noortevahetus, üks noorsootöötajate õpiränne ja üks koostööprojekt), positiivne rahastusotsus vaid ühele neist.
Taotlustähtaeg
Taotluse tehnilises kontrollis vaadatakse üle, kas taotlus on korrektselt esitatud. Agentuuri spetsialist kontrollib, et lisatud on kõik kohustuslikud dokumendid ning vajalikud neist korrektselt allkirjastatud ja et taotluses ei ole vigu, mis selle hindamist takistavad.
Selles etapis võtab spetsialist lisaküsimuste tekkimisel ühendust ning sel juhul on vastamiseks aega 3 tööpäeva. Juhul kui vastus (sh palve tähtaja pikendamiseks) õigeaegselt ei laeku, on agentuuril õigus taotlus tagasi lükata.
Kui taotlus on tehnilise kontrolli läbinud, siis loetakse taotlus (sh ajakava) põhjalikult läbi ja hindaja annab taotlusele punktid ja kirjutab tagasiside. Igal tegevustüübil on oma hindamiskriteeriumid, mille leiad vastava aasta programmijuhendist.
Kui sisuhinnang on olemas, siis tehakse projektide rahastusotsus. Keskmiselt võtab siia etappi jõudmine umbes kaks kuud. Otsuse kinnitab Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse noortevaldkonna valikukomisjon, kes teeb Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuurile ettepaneku, milliseid projekte toetada ja milliseid mitte.
Kui otsused on tehtud, siis jõuab iga taotlejani otsuskiri. Otsuskirja sisu võib olla erinev.
- Juhhei, su taotlus sai rahastuse!
Sellisel juhul rõõmusta ja loe põhjalikult kiri läbi, sest seal on kirjas järgnevad sammud.
- Su taotlus kahjuks sel korral rahastust ei saanud.
Liigselt kurvastada pole vaja – said nüüd väga põhjaliku tagasiside võrra targemaks ja tead, mida järgmisel korral silmas pidada. Saad esitada uue taotluse järgmises taotlusvoorus.
- Su taotlus ei olnud tehniliselt abikõlblik.
Juhul kui tehnilises kontrollis avastati puudusi ja taotlus loeti abikõlbmatuks, siis tuleb ka selle kohta ametlik otsuskiri. Loe läbi ja mõtle, mida järgmisel korral paremini teha.
Otsuseid on õigus ka vaidlustada. Programmi Erasmus+ menetlusotsuse vaidlustamine ning vaidemenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Otsuse vaidlustamiseks tuleb saata kirjalik allkirjastatud avaldus 30 kalendripäeva jooksul pärast menetlusotsuse kättesaamist kirjas märgitud kontaktaadressile.
Kui taotlus sai positiivse rahastusotsuse, sõlmitakse taotlejaga leping. Ühtegi projektiga seotud kulutust (nt lennupiletite ostmine) ei tohi teha enne, kui oled rahastuslepingu kätte saanud ning tead, millal ja mis tingimustel võid toetust kasutama hakata.
Leping tundub küll esialgu pikk ja keeruline, kuid ära muretse. Kõikidele toetusesaajatele on ette nähtud kohustuslik koolitus, kus räägitakse üle kõige olulisem ja vastatakse küsimustele. Seda infot saad vastava tegevustüübi koordinaatorilt.
Projekti algus
Pärast lepingu allkirjastamist kantakse märgitud pangakontole 80% toetusest, ülejäänud kuni 20% kantakse pärast projekti lõpparuande esitamist ja heakskiitmist. Üldjuhul peaksite edaspidi tegutsema vastavalt tegevuskavale ja taotlusvormis kirjapandule. On suur tõenäosus, et kõik ei lähe siiski plaanipäraselt ja projektis tuleb ette muudatusi. Väga oluline on, et annaksid kõikidest projektiga seotud muudatustest tegevustüübi koordinaatorile kohe teada.
Kindlasti tuleb tegevustüübi koordinaatoriga enne nõu pidada siis, kui muudatused puudutavad osalejate arvu, projekti kestust (sest need muudavad üldjuhul ka projekti eelarvet), partnerite vahetamist, rahastust või sisulisi tegevusi.
Projekti ellu viimisel on mitmed olulisi aspekte, millele tähelepanu pöörata. Tutvu nendega allpool.
Kõik Erasmus+ programmist toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Erasmus+ programmi esitatud projektide aruandlus toimub Euroopa Komisjoni veebikeskkonna Beneficiary Module jaotises.
- Beneficiary Module’i kasutamiseks on vaja logida sisse Euroopa Komisjoni kodulehel, mis asub siin, valida vasakult menüüst “Projects”, seejärel “My projects” ning avada sealt enda projekt.
- Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada info projekti rahastuse ja sisu kohta piisavalt detailselt, et inimene, kes teie projektiga kursis ei ole, saaks projektis tehtust aru. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andnud juhendmaterjali Beneficiary Module’i kasutamise kohta (inglise keeles), millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.
Lõpparuandega koos tuleb esitada ka mitmesuguseid dokumente.
- Aruande allkirjastatud lehekülg (declaration of honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni või grupi seaduslik esindaja;
- Iga elluviidud ürituse ja õpirände ajakava (juhul kui neid projektis oli, sest kui viisite projekti ellu ainult “projekti juhtimise ja elluviimise” eelarvest, siis pole tegevuskava esitada vaja).
- Erikulude ja erivajadustega seotud kulude (vastavalt exceptional costs ja inclusion support for participants) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul, kui neid küsiti taotluses, need aktsepteeriti ning need kajastuvad aruandes.
- Õpirändes (aga mitte üritustel) osalenud noorte aruanded – osalejad peavad andma tagasisidet ja hindama oma õpikogemust. Noortel tuleb tagasiside esitamiseks kasutada Euroopa Komisjoni standardset veebipõhist küsimustikku, mis saadetakse neile automaatselt, kui olete õpirändes osalenud noorte andmed Beneficiary Module’isse sisestanud. Enne projekti lõpparuande esitamist veendu, et kõik noored, kes peavad esitama aruande, on seda teinud.
Mõned dokumendid tuleb esitada juhul, kui Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuur neid pärast aruande esitamist juurde küsib.
- Keskkonnasäästliku reisimise kinnituskiri, kui osalejad kasutasid rohelist reisimist.
- Kaasamistoetuse tõend organisatsioonile (ingl inclusion support for organisation), tuleb esitada juhul, kui seda taotleti ja kasutati. See on toetusesaaja allkirjaõigusliku isiku poolt allkirjastatud tõend selle kohta, millised osalejad projektis olid vähemate võimalustega.
- Osalejate nimekiri ehk osaleja ja vastuvõtva organisatsiooni poolt allkirjastatud tegevusest osavõtmise tõend. Tungivalt soovituslik on kasutada agentuuri koostatud nimekirja põhja ning vormindada seda vastavalt vajadusele.
Tekkis küsimus? Võta ühendust!
