Mõtted-märkused ja nõuanded pärast teist projekti, kus olen olnud projektijuht

Projekti “EAL – Experience, Analyze and Learn” projektijuht Kaisa kirjutab, millised on tema kogemused projekti läbiviimisel ning annab nõu, kuidas erinevaid tegevusi planeerida.

Pärast esimest projekti õppisin, et meeskond kellega koos projekti teha peab olema väga tugev. Siit ka nõuanne – oluline on, et teate üksteist Eesti grupist, siis on lihtsam ülesandeid jagada ning sel juhul on võimalik arvestada kõikide inimeste oskustega.

Teine oluline aspekt on veel see, et ülesanded peavad olema jagatud ning kõigil on oma vastutusala. Samuti peaks kokku leppima, et kuidas käituda olukorras, kui midagi ei ole tehtud ning kes ja kuidas on võimalik tegemata asjad tehtud saada?

Minu jaoks mõlemas projektis oli sellega mitmeid probleeme. Meil olid jaotatud ülesanded, kuid ikkagi tekkis lõpuks olukord, kus midagi on tegemata. Näiteks kõige esimeses projektis üks projekti liige, kes juhendas õhtust ülesannet ei tulnud enam pärast tagasi, mis tingis olukorra, kus üks ülesanne jäi lõpetamata ning partneritele väga segaseks. Pärast projekti saime selle kenasti omavahel lahendatud, kuid sellised juhtumid panevad proovile kannatuse ning läbirääkimise võime. Pärast kahte projekti aga tean, et kõiki olukordi on võimalik lahendada.

Teine oluline osa projektist on partneritega suhtlemine. Vahe minu kahe projekti vahel oli märgatav juba partnerite osas, sest ühel juhul ma teadsin iga partneri liidrit väga hästi ning kõik probleemid ja kogu programm sai juba varasemalt väga põhjalikult läbi räägitud. Samuti annab partneritega suhtlemisele juurde väga palju skype kõned – siis on näha, mida partner tegelikult arvab ning olulisi teemasid arutades ei teki segadust.

Nõuandeks võiksin veel öelda, et kindlasti tehke ettevalmistav kohtumine, sest see aitab jaotada ülesanded partnerite vahel edukalt ning samuti kõik lahtised otsad ning küsimused üheskoos arutatud.

Nõuandeks ütleksin veel, et kasutage seda võimalust kontakteeruda Euroopa Noorte bürooga. Nad on väga sõbralikud ning aitavad tõesti probleemidele lahendust leida. Kuna mõlema projekti ajal helistasin mitmeid kordi büroosse, siis ma olen kogenud seda, kui palju sealt poolt toetatakse ning aidatakse lahti mõelda kõik probleemsed kohad.

Minu jaoks oluline nõuanne veel eelarve tegijale. Kindlasti võiks selle eest vastutada üks inimene, sest siis on täpselt kõik kontrolli all ning raamatupidamine edukalt tehtud – kus raha liigub ning kellele maksta. Minul isiklikult pole rahaga majandamisel probleeme tekkinud, sest kirjutan kõik väikesed tšekid alati üles ning teen ise-enda jaoks eelarve tabeli.

Tähelepanu tahan aga juhtida sellele, et pardakaardid!! neid peavad partnerid väga väga hästi hoidma. Minu mõlemas projektis on üks inimene sisuliselt “hävitanud” pardakaardi, kuna on seda liiga kaua kandnud rahakotis või siis unustanud selle kotti, mis mingil hetkel saab läbimärjaks. (sellisel juhul on suurepärane otsus võtta ühendust bürooga).

Tegevuskava koostades tuleb tähelepanu pöörata ka sellele, et partneritel oleks võimalus näha ka riiki, kus noortevahetus toimub. Selle tõttu oleme tavaliselt planeerinud ühe vaba õhtu või päeva, et kõigil on võimalus minna suveniire ostma või tutvuda kohaliku eluga ise, kuigi oleme alati neil pakkunud linna-maa orienteerumist (saavad tuttavaks oluliste kohtadega); laua- ja pallimänge.

Soovitan mõelda planeerides ka sellele, et oleks võimalus teha tegevusi ka siseruumides, sest Eesti ilma ei tea kunagi. Teisest projektist õppisin väga palju seda, et tuleb mõelda ka variante siseruumides tegemiseks (või just väliruumides) – osalejatel peab olema võimalus vaheldusele.

Mina isiklikult soovitan, et Eesti grupis võiks olla korraldusmeeskond, kuid lisaks otsitakse kaks-kolm osalejat. Eriti andis see tunda esimese minu projekti puhul. Kõik korraldajad olid ka osalejad – tihtipeale jäi tunne, et eestlaste arvamus ei olnud piisavalt esindatud, kuna ikka mina pidin eemal olema – keegi viis töötuba läbi ning siis osalema jäigi ainult 1-2 eestlast. Teises projektis otsisime kohe alguses 2 lisaosalejat ning projekt sujus üldiselt kohe paremini.