Organisatsioon või noortegrupp tuleb kogu programmiperioodiks registreerida ainult ühel korral. Selleks tee järgmist. 

1. Loo kasutaja Euroopa Komisjoni veebirakenduste kasutajate autentimisteenuse lehel EU Login. 
2. Logi loodud kasutajaga sisse Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse platvormile. 
3. Registreeri oma organisatsioon või noortegrupp, täites ära kõik portaalis ette nähtud väljad. Kui soovid registreerida mitmes osas, on võimalik salvestada mustand ja vormi täitmist hiljem jätkata. 
4. Pärast vormi esitamist (ingl submit) tekib 9-kohaline osalejanumber (ingl organisation ID ehk OID), mis on nüüd ja edaspidi seotud konkreetse organisatsiooni või noortegrupiga. Numbri olemasolu on taotlemise eelduseks. Suhtluses (päringud, aruandlus) Euroopa Komisjoni ja/või Erasmus+ riikliku agentuuriga saate edaspidi viidata vastavale osalejanumbrile. 
5. Täida ära ja laadi portaali (organisatsiooni või noortegrupi juurde) üles: a) juriidilise isiku vorm (eesti või inglise keeles); b) finantsteabe vorm pangakonto andmetega (eesti või inglise keeles) – kohustuslik vaid taotlevale organisatsioonile, mitte partneritele. 

NB! Kui pärast registreerimist muutub organisatsiooni nimi ja registrikood, tuleb teha ka uus OID-kood. Kui nime muutusega organisatsiooni registrikood ei muutunud, saad vastavad andmed ise osalejate portaalis ära muuta. 

Kui jääd hätta, loe täpsemat juhendit või vaata videost. 

1. Moodusta meeskond

Noortevahetuse korraldamine on meeskonnatöö. Seega on esimene samm koguda enda ümber ideest huvitatud inimesed (sõbrad, koolikaaslased jt) ja panna kokku projektimeeskond. Soovituslikult võiks korraldusmeeskonnas olla vähemalt neli noort. Osalevad noored peavad olema vanuses 13–30 aastat.

Kui noortegrupp on koos, leidke sellele grupijuht. See võib olla näiteks noorsootöötaja, õpetaja, treener, huviringi juhendaja jt, aga ka üks noor teie meeskonnast, kui tal on piisavalt kogemust ja oskusi, et gruppi juhtida ja meeskonnale tuge pakkuda. Grupijuht peab olema vähemalt 18-aastane (vanuse ülempiiri ei ole).

2. Valige teema

Noortevahetuse teema valimisel lähtuge iseenda huvidest ja sellest, mis teile oluline tundub. Kas teid huvitab keskkond, ettevõtlus või rahvakultuur? Või tahaksite tegeleda hoopis mõne ühiskondliku teemaga nagu hoolivus, kogukondlik aktiivsus, võrdsed võimalused vmt? Noortevahetust on võimalik korraldada mistahes teemal.

Lisaks mõelge läbi, miks tasub projekti teha just teiste noortega koos. Mida annab teie ideele juurde rahvusvaheline partnerlus? Milline on teie ja partnerite ühine eesmärk ehk olemasolev probleem või kitsaskoht, mida sooviksite projekti kaudu uurida ja/või lahendada?

3. Leidke partnerid

Noortevahetuse korraldamiseks on vaja vähemalt üht partnerit mõnest ELi või ELi naabruspiirkonna riigist. Partnereid võib olla ka rohkem. Oluline on, et teie partnerid oleksid projekti elluviimisest samavõrd huvitatud kui teie ise ning valmis projekti planeerimisse ja korraldamisesse panustama. Kui teete projekti koostöös programmi partnerriikidega, peate arvestama, et taotlust on võimalik esitada ainult programmiriikide Erasmus+ agentuuridele.

Partnerite otsingul alustage isiklikest kontaktidest (sõbrad, sõpruskoolid jm). Kui see tulemuseni ei vii, külastage partneriotsingute portaali OTLAS, kust leiate tuhandeid organisatsioone üle Euroopa. Registreerige oma grupp ja idee ning otsige sealt sarnase tegevusvaldkonna või huviga organisatsioon või noortegrupp ja võtke nendega ühendust.

Saate ka ise mõne juba olemasoleva ideega liituda ja hakata noortevahetust ellu viima projektipartnerina. Liituda tasub just sellise ideega, mis sobib teie enda huvidega. Sealjuures on väga tähtis, et panustaksite projekti kõikidesse etappidesse, töötaksite üheskoos ühise eesmärgi nimel ning õpiksite sellest kogemusest nii palju kui võimalik.

1. Asuge projekti ette valmistama

Kui projektist huvitatud partnerid on leitud, mõelge üheskoos läbi kõik tegevused, mis on vaja noortevahetuse õnnestumiseks ellu viia (tegevusprogrammi kokkupanek, eelarve koostamine, majutus, toitlustus, transport, taotluse esitamine jm).

2. Jagage partnerite vahel ja ka oma grupi sees ära rollid ning leppige kokku, kuidas üksteist arenguga kursis hoidma hakkate. Planeerige oma tegevusi ja määrake koos tähtajad. 

Kohe alguses peaks partneritega läbi rääkima olulised küsimused.

• Millal noortevahetus aset leiab? Sellest oleneb, millal tuleb noortevahetuse taotlus esitada Euroopa Noorte programmi rahvuslikesse büroodesse. Aastas on Erasmus+: Euroopa Noorte programmil kolm taotlustähtaega.

• Millises riigis noortevahetust teha? Otsustage ise! Noortevahetus peab toimuma ühe projektis osaleva partneri (noortegrupi või organisatsiooni) koduriigis ja üldiselt esitatakse taotlus selle riigi Erasmus+ agentuurile, kus projektitegevused toimuma hakkavad.

• Kui pikk noortevahetus teha? Pikkusega ei maksa üle pingutada, sest esmaseks rahvusvaheliseks kogemuseks piisab ka 8–10 päevast. Noortevahetus ehk aeg, mille jooksul noortegrupid kohtuvad, võib kesta minimaalselt 5–21 päeva. Sellele eelneb ettevalmistusaeg ning järgnevad analüüs ja kokkuvõtete tegemine, soovitatavalt ka järeltegevused.

3. Teema ja programm

Mis tegevusi noortevahetuses tegema hakkame? Kõikidel partnergruppidel tuleb koos läbi arutada, mida noortevahetuse päevadel tehakse, ehk läbi mõelda ja kirja panna noortevahetuse programm (programmi näidise leiad taotlusvormi lõpust).

Programm peab sisaldama

• noorte üksteisega tutvumist ja ühtse grupi moodustamist projekti esimesel päeval;
• teema ja eesmärkidega seotud sisulisi tegevusi;
• nende tegevuste analüüsi ja tagasisidet iga päev ning noortevahetuse lõpus;
• vabaajategevusi.

Oluline on, et tegevused oleksid mitmekesised ning ülekaalus oleksid noorte endi ette valmistatud ja ellu viidud tegevused: grupitööd, arutelud, simulatsioonid, väliüritused jm mitteformaalset õppimist pakkuvad tegevused.

Mida programmi koostamisel silmas pidada?

• Mitmekesised meetodid: kohe pärast teema valikut tasub koos aru pidada, kuidas teie grupp valitud teemaga tegeleda tahab ja milliseid töömeetodeid kasutada soovite. Valige sobivad meetodid koos partneritega, sest ühine arutamine ja otsustamine paneb noortevahetusele hea aluse. Valitud meetodid peavad sobituma noortevahetuse teema ja eesmärkidega, samuti vahetuses osalevate noorte võimete, oskuste, päritolu ja vajadustega.
• Kultuuridevaheline õppimine (KVÕ): käsitledes noortevahetuse raames ühist huvi pakkuvat teemat koos eri rahvuste esindajatega, on teil võimalus lähemalt tutvuda üksteise kultuuride sarnasuste ja erinevustega, neist paremini aru saada ja neid oma elus arvestama õppida. Kõik see aitab vähendada negatiivseid eelarvamusi ja stereotüüpe ning vältida nende kujunemist. Leidke oma tegevustesse läbivalt näiteid igast osalevast riigist ja tekitage arutelu. Kultuuridevahelist mõõdet saab lisada igasse teemasse, kuid see nõuab teema ettevalmistamisel eeltööd. Vabal ajal jätke osalejatele võimalus tutvuda erinevate asjakohaste materjalidega, nt lugemisnurgas või seintel, raamatu, ajalehe, filmi, piltide, muusika vm kujul.
• Analüüs: analüüsige õpitut nii jooksvalt kui ka noortevahetuse lõpus. Noortevahetuses on soovitatav kasutada erinevaid analüüsimeetodeid (suulist, kirjalikku, kunstilist jm). Analüüsi kasutamine aitab noorel paremini märgata ja aru saada, mida ta päeva jooksul õppinud on, luua seoseid igapäevaeluga ning seeläbi õpitut laiemalt mõtestada ja kinnistada.

Kui kasutaja on loodud ja organisatsioon registreeritud, siis saad hakata taotlusvormi täitma. Kõik taotlusvormid leiad siit. Vali vorm “KA152 Youth Exchanges“.

Toetuse saamiseks tuleb esitada kõik taotlused veebikeskkonnas selleks ette nähtud tähtajaks. Enne taotlusvormi esitamist kontrolli kindlasti aegsasti üle, kas kõik nõutud väljad on täidetud ja kas oled taotlusele lisanud kõik nõutud dokumendid: 

• allkirjastatud taotleja kinnitus kahel lehel (ingl declaration on honour), mis tuleb alla laadida konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”); 
• ühinemisvorm partnerorganisatsiooni esindaja allkirjaga – ühinemisvorm laaditakse konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”) alla siis, kui kõik projektis osalevad organisatsioonid on taotlusesse lisatud; 
• projekti tegevuskava, mis hõlmab ka ettevalmistavat kohtumist (kohustuslik ainult noortevahetuste, osalusprojektide ja noorsootöötajate õpirännete puhul). 

Kui hilined lisade esitamisega või on need ebakorrektsed, loetakse taotlus abikõlbmatuks.  

Mida veel silmas pidada?

• Taotlusvormidele saab lisada ka digiallkirjastatud dokumente – määra allkirjastamisel rolliks „Seaduslik esindaja” ning resolutsioonina märgi oma organisatsiooni nimetus. 
• Agentuur ei aktsepteeri kleebitud allkirju – dokument peab olema allkirjastatud digitaalselt või välja prinditud, allkirjastatud ja skännitud (või kvaliteetselt pildistatud). 
• Veendu, et taotluse esitamise hetkeks on teie organisatsioonil (sihtasutusel, mittetulundusühingul vm) esitatud viimane kohustuslik majandusaasta aruanne ning et see on äriregistris staatuses „esitatud”. Aruande puudumine muudab projekti abikõlbmatuks.

NB! Et anda erinevatele organisatsioonidele võimalus saada osa Erasmus+ programmi võimalustest, tehakse juhul, kui taotleja esitab ühes Erasmus+ noortevaldkonna taotlusvoorus mitu kvaliteetset taotlust (nt üks noortevahetus, üks noorsootöötajate õpiränne ja üks koostööprojekt), positiivne rahastusotsus vaid ühele neist. 

Taotluse tehnilises kontrollis vaadatakse üle, kas taotlus on korrektselt esitatud. Agentuuri spetsialist kontrollib, et lisatud on kõik kohustuslikud dokumendid ning vajalikud neist korrektselt allkirjastatud ja et taotluses ei ole vigu, mis selle hindamist takistavad.

Selles etapis võtab spetsialist lisaküsimuste tekkimisel ühendust ning sel juhul on vastamiseks aega 3 tööpäeva. Juhul kui vastus (sh palve tähtaja pikendamiseks) õigeaegselt ei laeku, on agentuuril õigus taotlus tagasi lükata.

Kui taotlus on tehnilise kontrolli läbinud, siis loetakse taotlus (sh ajakava) põhjalikult läbi ja hindaja annab taotlusele punktid ja kirjutab tagasiside. Igal tegevustüübil on oma hindamiskriteeriumid, mille leiad vastava aasta programmijuhendist.  

Kui sisuhinnang on olemas, siis tehakse projektide rahastusotsus. Keskmiselt võtab siia etappi jõudmine umbes kaks kuud. Otsuse kinnitab Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse noortevaldkonna valikukomisjon, kes teeb Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuurile ettepaneku, milliseid projekte toetada ja milliseid mitte.  

Kui otsused on tehtud, siis jõuab iga taotlejani otsuskiri. Otsuskirja sisu võib olla erinev.  

• Juhhei, su taotlus sai rahastuse! 

Sellisel juhul rõõmusta ja loe põhjalikult kiri läbi, sest seal on kirjas järgnevad sammud.

• Su taotlus kahjuks sel korral rahastust ei saanud. 

Liigselt kurvastada pole vaja – said nüüd väga põhjaliku tagasiside võrra targemaks ja tead, mida järgmisel korral silmas pidada. Saad esitada uue taotluse järgmises taotlusvoorus. 

• Su taotlus ei olnud tehniliselt abikõlblik.

Juhul kui tehnilises kontrollis avastati puudusi ja taotlus loeti abikõlbmatuks, siis tuleb ka selle kohta ametlik otsuskiri. Loe läbi ja mõtle, mida järgmisel korral paremini teha. 

Otsuseid on õigus ka vaidlustada. Programmi Erasmus+ menetlusotsuse vaidlustamine ning vaidemenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Otsuse vaidlustamiseks tuleb saata kirjalik allkirjastatud avaldus 30 kalendripäeva jooksul pärast menetlusotsuse kättesaamist kirjas märgitud kontaktaadressile. 

Kui taotlus sai positiivse rahastusotsuse, sõlmitakse taotlejaga leping. Ühtegi projektiga seotud kulutust (nt lennupiletite ostmine) ei tohi teha enne, kui oled rahastuslepingu kätte saanud ning tead, millal ja mis tingimustel võid toetust kasutama hakata. 

Leping tundub küll esialgu pikk ja keeruline, kuid ära muretse. Kõikidele toetusesaajatele on ette nähtud “Check-up” koolitus, kus räägitakse üle kõige olulisem ja vastatakse küsimustele. Seda infot saad vastava tegevustüübi koordinaatorilt. 

Enne õpirände projekti on teil võimalus korraldada oma partneritega ettevalmistav kohtumine (preparatory visit). Seda me soovitame soojalt, kuna oleme kogenud, et sellest on ühe hea projekti korraldamisel palju abi.

Ettevalmistav kohtumine toimub selles riigis, kus leiab aset projekti põhitegevus. Ettevalmistav kohtumine on tavaliselt lühike, kuid selle kestus ei ole määratletud. Ettevalmistavast kohtumisest võivad osa võtta järgmise profiiliga osalejad: grupiliider, põhitegevusest osavõttev noor, fasilitaator. Ettevalmistaval kohtumisel võib osaleda maksimaalselt 2 inimest igast organisatsioonist ainult juhul, kui üks neist on noor, kes hiljem võtab osa põhitegevusest. Vastuvõtva organisatsiooni või noortegrupi esindajale ei ole rahastust ette nähtud.

Mõelge juba enne hästi läbi, mida tahate partneritega enne noortevahetust silmast silma läbi rääkida (tegevusprogramm, meetodid, vastutus, rahastuse küsimused jne), milliste kohtadega eelnevalt tutvuda (näiteks majutus- ja tegevuskohaga) jne. Kasutage võimalust tutvuda ka vastuvõtva grupiga.

Ettevalmistava kohtumise toetus on ühikuhinnapõhine (575 eurot osaleja kohta). Toetus kehtib ainult ühele partnerorganisatsiooni/noortegrupi esindajale. Toetus ei kehti vastuvõtva organisatsiooni/noortegrupi esindajale.

Kõik Erasmus+ programmist toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Erasmus+ programmi esitatud projektide aruandlus toimub Euroopa Komisjoni veebikeskkonna Beneficiary Module jaotises.

• Beneficiary Module’i kasutamiseks on vaja logida sisse Euroopa Komisjoni kodulehel, mis asub siin, valida vasakult menüüst “Projects”, seejärel “My projects” ning avada sealt enda projekt.
• Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada info projekti rahastuse ja sisu kohta piisavalt detailselt, et inimene, kes teie projektiga kursis ei ole, saaks projektis tehtust aru. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andnud juhendmaterjali Beneficiary Module’i kasutamise kohta (inglise keeles), millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.

Lõpparuandega koos tuleb esitada ka mitmesuguseid lisadokumente.

• Aruande allkirjastatud lehekülg (declaration of honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni või grupi seaduslik esindaja;
• Iga elluviidud tegevuse (sh eelkohtumise) ajakava.
• Erikulude ja erivajadustega seotud kulude (vastavalt exceptional costs ja inclusion support for participants) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul, kui neid küsiti taotluses, need aktsepteeriti ning need kajastuvad aruandes.
• Grupijuhtide aruanded – grupijuhid peavad andma tagasisidet ja hindama projekti tegevusi. Neil tuleb tagasiside esitamiseks kasutada Euroopa Komisjoni standardset veebipõhist küsimustikku, mis saadetakse neile automaatselt, kui olete grupijuhtide andmed Beneficiary Module’isse sisestanud. Enne projekti lõpparuande esitamist veendu, et kõik grupijuhid, kes peavad esitama aruande, on seda teinud.

Mõned dokumendid tuleb esitada juhul, kui Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuur neid pärast aruande esitamist juurde küsib.

• Keskkonnasäästliku reisimise kinnituskiri, kui osalejad kasutasid rohelist reisimist.
• Kaasamistoetuse tõend organisatsioonile (ingl inclusion support for organisation), tuleb esitada juhul, kui seda taotleti ja kasutati. See on toetusesaaja allkirjaõigusliku isiku poolt allkirjastatud tõend selle kohta, millised osalejad projektis olid vähemate võimalustega.
• Osalejate nimekiri ehk osaleja ja vastuvõtva organisatsiooni poolt allkirjastatud tegevusest osavõtmise tõend. Tungivalt soovituslik on kasutada agentuuri koostatud nimekirja põhja ning vormindada seda vastavalt vajadusele.

Logode kasutuse info leiad siit.