Solidaarsusprojekti taotlemine
Organisatsioon või noortegrupp tuleb kogu programmiperioodiks registreerida ainult ühel korral. Selleks tee järgmist.
- Loo kasutaja Euroopa Komisjoni veebirakenduste kasutajate autentimisteenuse lehel EU Login.
- Logi loodud kasutajaga sisse Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse platvormile.
- Registreeri oma organisatsioon või noortegrupp, täites ära kõik portaalis ette nähtud väljad. Kui soovid registreerida mitmes osas, on võimalik salvestada mustand ja vormi täitmist hiljem jätkata.
- Pärast vormi esitamist (ingl submit) tekib 9-kohaline osalejanumber (ingl organisation ID ehk OID), mis on nüüd ja edaspidi seotud konkreetse organisatsiooni või noortegrupiga. Numbri olemasolu on taotlemise eelduseks. Suhtluses (päringud, aruandlus) Euroopa Komisjoni ja/või Erasmus+ riikliku agentuuriga saate edaspidi viidata vastavale osalejanumbrile.
- Täida ära ja laadi portaali (organisatsiooni või noortegrupi juurde) üles: a) juriidilise isiku vorm (eesti või inglise keeles); b) finantsteabe vorm pangakonto andmetega (eesti või inglise keeles) – kohustuslik vaid taotlevale organisatsioonile, mitte partneritele.
NB! Kui pärast registreerimist muutub organisatsiooni nimi ja registrikood, tuleb teha ka uus OID-kood. Kui nime muutusega organisatsiooni registrikood ei muutunud, saad vastavad andmed ise osalejate portaalis ära muuta.
Kui jääd hätta, loe täpsemat juhendit või vaata videost.
Iga tuumikgrupi liige (vähemalt viis noort vanuses 18–30) peab endale looma profiili Euroopa Solidaarsuskorpuse portaalis ja saama isikliku 16-kohalise PRN-numbri. Taotlusvormis küsitakse iga noore nime ja PRN-numbrit.
Küsi nõu mentoritelt!
Pakume Sulle tuge projekti täiendamisel ning selle kvaliteedi parandamisel. Soovitame selles etapis mentoritelt nõu küsida.
Kui kasutaja on loodud ja organisatsioon registreeritud, siis saad hakata taotlusvormi täitma. Kõik taotlusvormid leiad siit.
Toetuse saamiseks tuleb esitada kõik taotlused veebikeskkonnas selleks ette nähtud tähtajaks. Enne taotlusvormi esitamist kontrolli kindlasti aegsasti üle, kas kõik nõutud väljad on täidetud ja kas oled taotlusele lisanud kõik nõutud dokumendid:
- allkirjastatud taotleja kinnitus kahel lehel (ingl declaration on honour), mis tuleb alla laadida konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”).
Kui hilined lisade esitamisega või on need ebakorrektsed, loetakse taotlus abikõlbmatuks.
Mida veel silmas pidada?
- Taotlusvormidele saab lisada ka digiallkirjastatud dokumente – määra allkirjastamisel rolliks „Seaduslik esindaja” ning resolutsioonina märgi oma organisatsiooni nimetus.
- Agentuur ei aktsepteeri kleebitud allkirju – dokument peab olema allkirjastatud digitaalselt või välja prinditud, allkirjastatud ja skännitud (või kvaliteetselt pildistatud).
- Veendu, et taotluse esitamise hetkeks on teie organisatsioonil (sihtasutusel, mittetulundusühingul vm) esitatud viimane kohustuslik majandusaasta aruanne ning et see on äriregistris staatuses „esitatud”. Aruande puudumine muudab projekti abikõlbmatuks.
Taotlustähtaeg
Taotluse tehnilises kontrollis vaadatakse üle, kas taotlus on korrektselt esitatud. Agentuuri spetsialist kontrollib, et lisatud on kõik kohustuslikud dokumendid ning vajalikud neist korrektselt allkirjastatud ja et taotluses ei ole vigu, mis selle hindamist takistavad.
Selles etapis võtab spetsialist lisaküsimuste tekkimisel ühendust ning sel juhul on vastamiseks aega 3 tööpäeva. Juhul kui vastus (sh palve tähtaja pikendamiseks) õigeaegselt ei laeku, on agentuuril õigus taotlus tagasi lükata.
Kui taotlus on tehnilise kontrolli läbinud, siis loetakse taotlus (sh ajakava) põhjalikult läbi ja hindaja annab taotlusele punktid ja kirjutab tagasiside. Igal tegevustüübil on oma hindamiskriteeriumid, mille leiad vastava aasta programmijuhendist.
Kui sisuhinnang on olemas, siis tehakse projektide rahastusotsus. Keskmiselt võtab siia etappi jõudmine umbes kaks kuud. Otsuse kinnitab Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse noortevaldkonna valikukomisjon, kes teeb Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuurile ettepaneku, milliseid projekte toetada ja milliseid mitte.
Kui otsused on tehtud, siis jõuab iga taotlejani otsuskiri. Otsuskirja sisu võib olla erinev.
- Juhhei, su taotlus sai rahastuse!
Sellisel juhul rõõmusta ja loe põhjalikult kiri läbi, sest seal on kirjas järgnevad sammud.
- Su taotlus kahjuks sel korral rahastust ei saanud.
Liigselt kurvastada pole vaja – said nüüd väga põhjaliku tagasiside võrra targemaks ja tead, mida järgmisel korral silmas pidada. Saad esitada uue taotluse järgmises taotlusvoorus.
- Su taotlus ei olnud tehniliselt abikõlblik.
Juhul kui tehnilises kontrollis avastati puudusi ja taotlus loeti abikõlbmatuks, siis tuleb ka selle kohta ametlik otsuskiri. Loe läbi ja mõtle, mida järgmisel korral paremini teha.
Otsuseid on õigus ka vaidlustada. Programmi Erasmus+ menetlusotsuse vaidlustamine ning vaidemenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Otsuse vaidlustamiseks tuleb saata kirjalik allkirjastatud avaldus 30 kalendripäeva jooksul pärast menetlusotsuse kättesaamist kirjas märgitud kontaktaadressile.
Kui taotlus sai positiivse rahastusotsuse, sõlmitakse taotlejaga leping. Ühtegi projektiga seotud kulutust (nt lennupiletite ostmine) ei tohi teha enne, kui oled rahastuslepingu kätte saanud ning tead, millal ja mis tingimustel võid toetust kasutama hakata.
Leping tundub küll esialgu pikk ja keeruline, kuid ära muretse. Kõikidele toetusesaajatele on ette nähtud kohustuslik koolitus, kus räägitakse üle kõige olulisem ja vastatakse küsimustele. Seda infot saad vastava tegevustüübi koordinaatorilt.
Projekti algus
Pärast lepingu allkirjastamist kantakse märgitud pangakontole 80% toetusest, ülejäänud kuni 20% kantakse pärast projekti lõpparuande esitamist ja heakskiitmist. Üldjuhul peaksite edaspidi tegutsema vastavalt tegevuskavale ja taotlusvormis kirjapandule. On suur tõenäosus, et kõik ei lähe siiski plaanipäraselt ja projektis tuleb ette muudatusi. Väga oluline on, et annaksid kõikidest projektiga seotud muudatustest tegevustüübi koordinaatorile kohe teada.
Kindlasti tuleb tegevustüübi koordinaatoriga enne nõu pidada siis, kui muudatused puudutavad osalejate arvu, projekti kestust (sest need muudavad üldjuhul ka projekti eelarvet), partnerite vahetamist, rahastust või sisulisi tegevusi.
Projekti ellu viimisel on mitmed olulisi aspekte, millele tähelepanu pöörata. Tutvu nendega allpool.
Kõik Euroopa Solidaarsuskorpuse programmist toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Euroopa Solidaarsuskorpuse programmi esitatud projektide aruandlus toimub Euroopa Komisjoni veebikeskkonna Beneficiary Module jaotises.
- Beneficiary Module’i kasutamiseks on vaja logida sisse Euroopa Komisjoni kodulehel, mis asub siin, valida vasakult menüüst “Projects”, seejärel “My projects” ning avada sealt enda projekt.
- Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada info projekti rahastuse ja sisu kohta piisavalt detailselt, et inimene, kes teie projektiga kursis ei ole, saaks projektis tehtust aru. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andnud juhendmaterjali Beneficiary Module’i kasutamise kohta (inglise keeles), millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.
- Kindlasti tuleb sisestada kõigi tuumikgrupi liikmete PRN-koodid sektsiooni “Participants” – vali paremal üleval nurgas “Create” ja sisesta tuumikgrupi liikmete info.
NB! Aruande täitmise alustamiseks on vaja see esmalt genereerida.
Projekti lõpparuandega koos tuleb esitada ka kohustuslikud lisad:
- huvide konflikti vältimise deklaratsioon (declaration on honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni või grupi seaduslik esindaja;
- allkirjastatud projektinõustaja tööajatabel (kui teie projekti oli kaasatud projektinõustaja ehk coach);
- erikulude (exceptional costs) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul, kui neid taotleti taotluses ja need ka aktsepteeriti ning kui need kulud on aruandes märgitud.
Beneficiary Module’i kontakt Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuuri noorteprogrammide keskuses on toetusprogrammide menetlus- ja hindamiskoordinaator.
Nõustaja tööajatabeli võib koostada vabas vormis või organisatsiooni harilike raamatupidamistavade kohaselt. Samas võib kasutada ka Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuuri noorteprogrammide keskuse loodud nõustaja tööajatabeli näidist.