Organisatsioon või noortegrupp tuleb kogu programmiperioodiks registreerida ainult ühel korral. Selleks tee järgmist. 

1. Loo kasutaja Euroopa Komisjoni veebirakenduste kasutajate autentimisteenuse lehel EU Login. 
2. Logi loodud kasutajaga sisse Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse platvormile. 
3. Registreeri oma organisatsioon või noortegrupp, täites ära kõik portaalis ette nähtud väljad. Kui soovid registreerida mitmes osas, on võimalik salvestada mustand ja vormi täitmist hiljem jätkata. 
4. Pärast vormi esitamist (ingl submit) tekib 9-kohaline osalejanumber (ingl organisation ID ehk OID), mis on nüüd ja edaspidi seotud konkreetse organisatsiooni või noortegrupiga. Numbri olemasolu on taotlemise eelduseks. Suhtluses (päringud, aruandlus) Euroopa Komisjoni ja/või Erasmus+ riikliku agentuuriga saate edaspidi viidata vastavale osalejanumbrile. 
5. Täida ära ja laadi portaali (organisatsiooni või noortegrupi juurde) üles: a) juriidilise isiku vorm (eesti või inglise keeles); b) finantsteabe vorm pangakonto andmetega (eesti või inglise keeles) – kohustuslik vaid taotlevale organisatsioonile, mitte partneritele. 

NB! Kui pärast registreerimist muutub organisatsiooni nimi ja registrikood, tuleb teha ka uus OID-kood. Kui nime muutusega organisatsiooni registrikood ei muutunud, saad vastavad andmed ise osalejate portaalis ära muuta. 

Kui jääd hätta, loe täpsemat juhendit või vaata videost. 

Kui kasutaja on loodud ja organisatsioon registreeritud, siis saad hakata taotlusvormi täitma. Kõik taotlusvormid leiad siit. 

Toetuse saamiseks tuleb esitada kõik taotlused veebikeskkonnas selleks ette nähtud tähtajaks. Enne taotlusvormi esitamist kontrolli kindlasti aegsasti üle, kas kõik nõutud väljad on täidetud ja kas oled taotlusele lisanud kõik nõutud dokumendid: 

• allkirjastatud taotleja kinnitus kahel lehel (ingl declaration on honour), mis tuleb alla laadida konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”).

Kui hilined lisade esitamisega või on need ebakorrektsed, loetakse taotlus abikõlbmatuks.  

Mida veel silmas pidada?

• Taotlusvormidele saab lisada ka digiallkirjastatud dokumente – määra allkirjastamisel rolliks „Seaduslik esindaja” ning resolutsioonina märgi oma organisatsiooni nimetus. 
• Agentuur ei aktsepteeri kleebitud allkirju – dokument peab olema allkirjastatud digitaalselt või välja prinditud, allkirjastatud ja skännitud (või kvaliteetselt pildistatud). 
• Veendu, et taotluse esitamise hetkeks on teie organisatsioonil (sihtasutusel, mittetulundusühingul vm) esitatud viimane kohustuslik majandusaasta aruanne ning et see on äriregistris staatuses „esitatud”. Aruande puudumine muudab projekti abikõlbmatuks.

NB! Et anda erinevatele organisatsioonidele võimalus saada osa Erasmus+ programmi võimalustest, tehakse juhul, kui taotleja esitab ühes Erasmus+ noortevaldkonna taotlusvoorus mitu kvaliteetset taotlust (nt üks noortevahetus, üks noorsootöötajate õpiränne ja üks koostööprojekt), positiivne rahastusotsus vaid ühele neist. 

Projekt koosneb neljast etapist:

1. ettevalmistus,
2. reisikogemuse kavandamine,
3. reisi elluviimine,
4. järeltegevused.

DiscoverEU projekt on kvaliteetne siis, kui

• organisatsioon või noortegrupp tunneb enda vähemate võimalustega osalejaid, mõistab nende takistusi ja võtab igas projekti etapis kasutusele vajalikud meetmed takistuste ületamiseks;
• lähtutakse osalevate noorte selgelt kindlaksmääratud vajadustest;
• vähemate võimalustega noored on igas etapis aktiivselt kaasatud – noored ise otsustavad ja planeerivad tegevusi enda võimete piires, organisatsioon toetab protsessi;
• kaasatakse eelistatavalt mitmesuguse taustaga vähemate võimalustega osalejate rühmi ja kasutatakse seda mitmekesisust tulemuslikult ära;
• tegevusi planeeritakse ja viiakse ellu igas etapis keskkonnasäästlikku mõtteviisi silmas pidades;
• teadvustatakse ja dokumenteeritakse mitteformaalse ja informaalse õppe käigus saavutatud õpiväljundieid (näiteks Noortepassi kaudu);
• noortega koos planeeritakse, kuidas hinnata, projekti edukust mõõta ja tulemusi nii sihtrühma kui ka sidusrühmade seas levitada;
• julgustatakse osalejaid mõtestama Euroopas olulisi teemasid ja euroopalikke väärtusi.

Taotluse tehnilises kontrollis vaadatakse üle, kas taotlus on korrektselt esitatud. Agentuuri spetsialist kontrollib, et lisatud on kõik kohustuslikud dokumendid ning vajalikud neist korrektselt allkirjastatud ja et taotluses ei ole vigu, mis selle hindamist takistavad.

Selles etapis võtab spetsialist lisaküsimuste tekkimisel ühendust ning sel juhul on vastamiseks aega 3 tööpäeva. Juhul kui vastus (sh palve tähtaja pikendamiseks) õigeaegselt ei laeku, on agentuuril õigus taotlus tagasi lükata 

Kui taotlus on tehnilise kontrolli läbinud, siis loetakse taotlus (sh ajakava) põhjalikult läbi ja hindaja annab taotlusele punktid ja kirjutab tagasiside. Igal tegevustüübil on oma hindamiskriteeriumid, mille leiad vastava aasta programmijuhendist.  

Kui sisuhinnang on olemas, siis tehakse projektide rahastusotsus. Keskmiselt võtab siia etappi jõudmine umbes kaks kuud. Otsuse kinnitab Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse noortevaldkonna valikukomisjon, kes teeb Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuurile ettepaneku, milliseid projekte toetada ja milliseid mitte.  

Kui otsused on tehtud, siis jõuab iga taotlejani otsuskiri. Otsuskirja sisu võib olla erinev.  

• Juhhei, su taotlus sai rahastuse! 

Sellisel juhul rõõmusta ja loe põhjalikult kiri läbi, sest seal on kirjas järgnevad sammud.

• Su taotlus kahjuks sel korral rahastust ei saanud. 

Liigselt kurvastada pole vaja – said nüüd väga põhjaliku tagasiside võrra targemaks ja tead, mida järgmisel korral silmas pidada. Saad esitada uue taotluse järgmises taotlusvoorus. 

• Su taotlus ei olnud tehniliselt abikõlblik.

Juhul kui tehnilises kontrollis avastati puudusi ja taotlus loeti abikõlbmatuks, siis tuleb ka selle kohta ametlik otsuskiri. Loe läbi ja mõtle, mida järgmisel korral paremini teha. 

Otsuseid on õigus ka vaidlustada. Programmi Erasmus+ menetlusotsuse vaidlustamine ning vaidemenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Otsuse vaidlustamiseks tuleb saata kirjalik allkirjastatud avaldus 30 kalendripäeva jooksul pärast menetlusotsuse kättesaamist kirjas märgitud kontaktaadressile. 

Kui taotlus sai positiivse rahastusotsuse, sõlmitakse taotlejaga leping. Ühtegi projektiga seotud kulutust (nt lennupiletite ostmine) ei tohi teha enne, kui oled rahastuslepingu kätte saanud ning tead, millal ja mis tingimustel võid toetust kasutama hakata. 

Leping tundub küll esialgu pikk ja keeruline, kuid ära muretse. Kõikidele toetusesaajatele on ette nähtud kohustuslik koolitus, kus räägitakse üle kõige olulisem ja vastatakse küsimustele. Seda infot saad vastava tegevustüübi koordinaatorilt. 

Lõpparuandega koos tuleb esitada ka mitmesuguseid dokumente.

• Elluviidud reiside ajakava. 

• Erikulude (ingl exceptional costs) arve(d) ja maksekorraldus(ed) tuleb esitada vaid neil toetusesaajatel, kes taotluses seda küsisid, kellele see eelarve teotuslepinguga eraldati ning kellel projektis erikulud tekkisid.

• Osaleja aruanne – osalejad (noored, mitte saatjad) peavad andma tagasisidet faktiliste asjaolude kohta ning hindama tegevusperioodi, selle ettevalmistamist ja järeltegevusi. Osalejatel tuleb tagasiside esitamiseks kasutada Euroopa Komisjoni standardset veebipõhist küsimustikku (osaleja aruanne). Enne projekti lõpparuande kinnitamist veendu, et kõik osalejad on seda teinud. Aruande täitmine on kõikidele noortele kohustuslik.

Mõned dokumendid tuleb esitada juhul, kui Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuur neid küsib.

• Osalejate nimekiri ehk osaleja ja vastuvõtva organisatsiooni allkirjastatud tegevusest osavõtmise tõend.

Logode kasutamise kohta loe siit.