Suuremahuliste koostööprojektide taotlemine
Organisatsioon tuleb kogu programmiperioodiks registreerida ainult ühel korral. Selleks tee järgmist.
- Loo kasutaja Euroopa Komisjoni veebirakenduste kasutajate autentimisteenuse lehel EU Login.
- Logi loodud kasutajaga sisse Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse platvormile.
- Registreeri oma organisatsioon, täites ära kõik portaalis ette nähtud väljad. Kui soovid registreerida mitmes osas, on võimalik salvestada mustand ja vormi täitmist hiljem jätkata.
- Pärast vormi esitamist (ingl submit) tekib 9-kohaline osalejanumber (ingl organisation ID ehk OID), mis on nüüd ja edaspidi seotud konkreetse organisatsiooniga. Numbri olemasolu on taotlemise eelduseks. Suhtluses (päringud, aruandlus) Euroopa Komisjoni ja/või Erasmus+ riikliku agentuuriga saate edaspidi viidata vastavale osalejanumbrile.
- Täida ära ja laadi portaali (organisatsiooni juurde) üles: a) juriidilise isiku vorm (eesti või inglise keeles); b) finantsteabe vorm pangakonto andmetega (eesti või inglise keeles) – kohustuslik vaid taotlevale organisatsioonile, mitte partneritele.
NB! Kui pärast registreerimist muutub organisatsiooni nimi ja registrikood, tuleb teha ka uus OID-kood. Kui nime muutusega organisatsiooni registrikood ei muutunud, saad vastavad andmed ise osalejate portaalis ära muuta.
Kui jääd hätta, loe täpsemat juhendit või vaata videost.
Strateegiliste koostööprojektide puhul on mitmeid olulisi kvaliteedikriteeriume, mida peaks arvestama juba projektiideed arendades. Seepärast soovitame küsida tagasisidet oma projektiideele võimalikult varajases etapis. Juba valmis kirjutatud taotluse puhul võib olla raske arvestada nõuandeid projektiidee ja/või partnerite muutmiseks sellisel määral, et projekti kvaliteet päriselt tõuseks ning muudatused ei jääks pinnapealseks. Projektiidee ja taotluse lihvimiseks pakume strateegiliste koostööprojektide mentorprogrammi. Loe lisaks siit.
Rahvusvahelistesse projektidesse tuleb kaasata välispartnerid. Kui Sul juba kindlaid välispartnereid ei ole, siis saad otsida neid mitmesuguste kanalite kaudu. Partnerite leidmine võib olla üks aeganõudvamaid ja töömahukamaid tegevusi projekti ettevalmistamisel, kuid ära heitu!
Partnerite leidmiseks on mitmeid võimalusi.
- Alusta isiklikest kontaktidest – välismaalastest sõbrad Eestis või piiri taga, sõpruskool, -vald või -linn välismaal.
- Leia partner OTLASe kaudu. OTLAS on Salto-Youthi platvormi juurde kuuluv rahvusvaheline andmebaas, mis on avatud kõigile, kes otsivad partnereid noorsootöö valdkonnas ja Erasmus+ Euroopa Noorte programmi projektide tegemiseks. Andmebaas võimaldab registreerida oma organisatsiooni, kirjeldada projektiideid ja otsida projektipartnereid.
- Vaata võimalusi Quality Mobility appist.
- Vajuta siin lehel lahti kolmas jaotis ehk “Who are the partners in your mobility project?”.
- Lehe paremasse alanurka tekib roheline pirn, vajuta sellele.
- Kliki tekkinud sektsioonis esimesel real ehk “Find partner organisations”.
- Nüüd leiad kuus erinevat soovitust, kust leida oma projektile partnereid.
- Kasuta ka teisi rahvusvahelisi andmebaase partnerite otsimiseks.
Agentuuri soovitused partneritega suhtlemisel
- Partneri otsimine võiks alata isiklikest kontaktidest. Tõenäoliselt tead endagi kogemusest, et inimestega, keda tunned ja usaldad, sujub koostöö kõige ladusamalt.
- Ära kaasa projekti ühtegi partnerit lihtsalt sellepärast, et rohkem on uhkem või et nii on tõenäolisem toetust saada. Parem kaks motiveeritud partnerit kui viis formaalset koostöösuhet.
- Kui partneriteks saavad siiski organisatsioonid, kellega Sul eelnevat kokkupuudet ei ole, proovi neid projekti ettevalmistamise etapis võimalikult hästi tundma õppida. Mis on nende motivatsioon projektis osalemiseks? Kas teil on projektist sarnane nägemus? Kas kõik osapooled peavad ühistest kokkulepetest kinni?
- Kogemus näitab, et partneritega suhtlemisel kehtib põhimõte: mida isiklikum ja otsesem, seda parem. Parem veebikõne kui e-post.
- Mõtle hästi läbi, mis on iga partneri roll projekti elluviimisel. Selge tööjaotus aitab vältida läbipõlemist ja seda, et liiga suur koormus langeb ühe grupi või veel halvem – ühe inimese – õlule.
- Allkirjastage omavaheline sisekokkulepe. Sellise leppe sõlmimise eesmärk on määrata kõikide projektiga seotud osalejate vastutusvaldkonnad, ülesanded ja rahaline panus. Osalevad organisatsioonid otsustavad ühiselt, kuidas ELi toetus jaotatakse ja millised kulud selle arvelt kaetakse.
Kui kasutaja on loodud ja organisatsioon registreeritud, siis saad hakata taotlusvormi täitma. Kõik taotlusvormid leiad siit.
Toetuse saamiseks tuleb esitada kõik taotlused veebikeskkonnas selleks ette nähtud tähtajaks. Enne taotlusvormi esitamist kontrolli kindlasti aegsasti üle, kas kõik nõutud väljad on täidetud ja kas oled taotlusele lisanud kõik nõutud dokumendid:
- allkirjastatud taotleja kinnitus kahel lehel (ingl declaration on honour), mis tuleb alla laadida konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”);
- ühinemisvorm partnerorganisatsiooni esindaja allkirjaga – ühinemisvorm laaditakse konkreetse taotluse osast “Lisad” (“Annexes”) alla siis, kui kõik projektis osalevad organisatsioonid on taotlusesse lisatud.
Kui hilined lisade esitamisega või on need ebakorrektsed, loetakse taotlus abikõlbmatuks.
Mida veel silmas pidada?
- Taotlusvormidele saab lisada ka digiallkirjastatud dokumente – määra allkirjastamisel rolliks „Seaduslik esindaja” ning resolutsioonina märgi oma organisatsiooni nimetus.
- Agentuur ei aktsepteeri kleebitud allkirju – dokument peab olema allkirjastatud digitaalselt või välja prinditud, allkirjastatud ja skännitud (või kvaliteetselt pildistatud).
- Veendu, et taotluse esitamise hetkeks on teie organisatsioonil (sihtasutusel, mittetulundusühingul vm) esitatud viimane kohustuslik majandusaasta aruanne ning et see on äriregistris staatuses „esitatud”. Aruande puudumine muudab projekti abikõlbmatuks.
NB! Et anda erinevatele organisatsioonidele võimalus saada osa Erasmus+ programmi võimalustest, tehakse juhul, kui taotleja esitab ühes Erasmus+ noortevaldkonna taotlusvoorus mitu kvaliteetset taotlust (nt üks noortevahetus, üks noorsootöötajate õpiränne ja üks koostööprojekt), positiivne rahastusotsus vaid ühele neist.
Taotlustähtaeg
Taotluse tehnilises kontrollis vaadatakse üle, kas taotlus on korrektselt esitatud. Agentuuri spetsialist kontrollib, et lisatud on kõik kohustuslikud dokumendid ning vajalikud neist korrektselt allkirjastatud ja et taotluses ei ole vigu, mis selle hindamist takistavad.
Selles etapis võtab spetsialist lisaküsimuste tekkimisel ühendust ning sel juhul on vastamiseks aega 3 tööpäeva. Juhul kui vastus (sh palve tähtaja pikendamiseks) õigeaegselt ei laeku, on agentuuril õigus taotlus tagasi lükata
Kui taotlus on tehnilise kontrolli läbinud, siis loetakse taotlus (sh ajakava) põhjalikult läbi ja hindaja annab taotlusele punktid ja kirjutab tagasiside. Igal tegevustüübil on oma hindamiskriteeriumid, mille leiad vastava aasta programmijuhendist.
Kui sisuhinnang on olemas, siis tehakse projektide rahastusotsus. Keskmiselt võtab siia etappi jõudmine umbes kaks kuud. Otsuse kinnitab Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse noortevaldkonna valikukomisjon, kes teeb Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuurile ettepaneku, milliseid projekte toetada ja milliseid mitte.
Kui otsused on tehtud, siis jõuab iga taotlejani otsuskiri. Otsuskirja sisu võib olla erinev.
- Juhhei, su taotlus sai rahastuse!
Sellisel juhul rõõmusta ja loe põhjalikult kiri läbi, sest seal on kirjas järgnevad sammud.
- Su taotlus kahjuks sel korral rahastust ei saanud.
Liigselt kurvastada pole vaja – said nüüd väga põhjaliku tagasiside võrra targemaks ja tead, mida järgmisel korral silmas pidada. Saad esitada uue taotluse järgmises taotlusvoorus.
- Su taotlus ei olnud tehniliselt abikõlblik.
Juhul kui tehnilises kontrollis avastati puudusi ja taotlus loeti abikõlbmatuks, siis tuleb ka selle kohta ametlik otsuskiri. Loe läbi ja mõtle, mida järgmisel korral paremini teha.
Otsuseid on õigus ka vaidlustada. Programmi Erasmus+ menetlusotsuse vaidlustamine ning vaidemenetlus toimub haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Otsuse vaidlustamiseks tuleb saata kirjalik allkirjastatud avaldus 30 kalendripäeva jooksul pärast menetlusotsuse kättesaamist kirjas märgitud kontaktaadressile.
Kui taotlus sai positiivse rahastusotsuse, sõlmitakse taotlejaga leping. Ühtegi projektiga seotud kulutust (nt lennupiletite ostmine) ei tohi teha enne, kui oled rahastuslepingu kätte saanud ning tead, millal ja mis tingimustel võid toetust kasutama hakata.
Leping tundub küll esialgu pikk ja keeruline, kuid ära muretse. Kõikidele toetusesaajatele on ette nähtud kohustuslik koolitus, kus räägitakse üle kõige olulisem ja vastatakse küsimustele. Seda infot saad vastava tegevustüübi koordinaatorilt.
Projekti algus
Pärast lepingu allkirjastamist kantakse märgitud pangakontole 80% toetusest, ülejäänud kuni 20% kantakse pärast projekti lõpparuande esitamist ja heakskiitmist. Agentuur võib otsustada kasutada ka teistsugust makseskeemi, eriti pikemate ja suurema eelarvega projektide puhul. Üldjuhul peaksite edaspidi tegutsema vastavalt tegevuskavale ja taotlusvormis kirjapandule. On suur tõenäosus, et kõik ei lähe siiski plaanipäraselt ja projektis tuleb ette muudatusi. Väga oluline on, et annaksid kõikidest projektiga seotud muudatustest tegevustüübi koordinaatorile kohe teada.
Kindlasti tuleb tegevustüübi koordinaatoriga enne nõu pidada siis, kui muudatused puudutavad osalejate arvu, projekti kestust (sest need muudavad üldjuhul ka projekti eelarvet), partnerite vahetamist, rahastust või sisulisi tegevusi.
Kuidas projekti kvaliteetselt ellu viia? Loe edasi.
Lõpparuandega koos tuleb esitada ka mitmesuguseid dokumente.
Iga rahvusvaheline koostööprojekt on erinev ja seetõttu on ka aruandluseks vajavaminevad dokumendid erinevad. Järgnevalt toome mõned üldised põhimõtted dokumentide kogumisel.
- Projekti juhtimise ja koordineerimisega seotud kulutused (taotluse esimene tööpakett, nt projektijuhtimisega seonduv töö, raamatupidamine või partnerite kohtumised) – nende tegevuste puhul ei ole tavaliselt vaja tõendusdokumente esitada, sest loeme need tegevused sooritatuks siis, kui projekt on edukalt ellu viidud.
- Sündmused (sh rahvusvahelised kohtumised, siseriiklikud ja rahvusvahelised koolitused ja seminarid jne) – tuleb esitada allkirjastatud osalejate nimekiri ja ajakava.
- Projekti väljundid/tulemused (sh loodud materjalid, metoodikad, videod, trükised, koduleheküljed jms) – väljundid tuleb esitada agentuurile hindamiseks koos lõpparuandega, hea oleks need linkida aruande teksti sisse.
Kui eespool loetletud tõendusmaterjale ei ole projekti ülesehitust arvestades võimalik esitada, saab agentuuri kontaktisikuga kokku leppida ka teistsugused tõendusdokumendid.
Lisaks tuleb iga koostööprojekti tulemused üles laadida Erasmus+ Project Results platvormile, kus need on kõigile avalikult kättesaadavad.
Mõned dokumendid tuleb esitada juhul, kui Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuur neid küsib.
- Dokumendid, mis on seotud projekti kulutustega. Üldjuhul neid dokumente aruandluse juures ei küsita, aga agentuuril on õigus neid nõuda, kui on tekkinud kahtlus, et lubatud tegevusi ei ole ellu viidud või pole seda tehtud piisavalt kvaliteetselt.
- Muud dokumendid, mis tõendavad projekti tegevuste toimumist.