Projekti planeerimine on üks olulisimaid etappe, et edukalt taotleda ja projekti ellu viia. Selles etapis mõtle, mida, miks ja kuidas teha.

Täpsemalt on tarvis

• ideed, teemat ja neist lähtuvalt tegevustüüpi;
• tiimi, kellega projekti kirjutada ja ellu viia;
• vajadusel välispartnereid;
• tutvuda hindamiskriteeriumite, rahastusreeglite ja -tingimustega;
• luua tegevus- ja ajakava;
• planeerida eelarve.

Hakka ideid kirja panema ning jälgi, et kõik taotlusvormi lahtrid saaks täidetud. Tee seda juba varakult, et välja selgitada, millistest teadmistest on vajaka ning mida on tarvis lisaks uurida.

Siin etapis soovitame anda taotlus kellelegi teisele lugeda. See võib olla sõber, tuttav või miks mitte isegi vanaema. Kui nemad taotluse sisu ei mõista, siis on suur tõenäosus, et aru ei saa ka agentuur. Järelikult tuleb taotlus selgemini sõnastada.

Kui oled kõik taotlusvormi kirja pannud ja korrektselt allkirjastatud lisad selle juurde laadinud, siis võid taotluse ära esitada.

Eri tegevustüüpide taotlustähtajad võivad mõnevõrra erineda, seega tuleks kindlasti üle kontrollida, et esitad taotluse õigeks kuupäevaks ja kellaajaks. Kellaaeg on väga täpselt paigas ning hilinenud taotlust vastu ei võeta.  

Selles etapis on tarvis

• allkirjastada huvide konflikti vältimise deklaratsioon (ingl declaration on honour) ja ühinemisvormid (ingl accession form), kui viimased neist on vajalikud;
• esitada taotlus taotluskeskkonnas.

Kui taotlused on esitatud, siis hakkab agentuur neid hindama. See protsess koosneb mitmest sammust.

1. Taotlused läbivad tehnilise kontrolli, mille käigus kontrollitakse organisatsiooni tausta ja taotluse vastavust reeglitele.
2. Taotlused lähevad sisuhindamisele, mille käigus loeb hindaja taotluse läbi ja annab punkte vastavalt kriteeriumitele.
3. Punktide põhjal koostatakse taotluste pingerida.
4. Valikukomisjon kinnitab ettepanekud.
5. Vormistatakse otsuskirjad ja saadetakse kõigile taotlejatele.
6. Umbes 2 kuud pärast taotlustähtaega on otsus käes. Positiivse otsuse korral sõlmitakse toetusesaajaga leping.
7. Laekub 80% toetusest.
8. Algab projekt.

Kui leping on sõlmitud ja rahastus on käes, siis saad alustada projekti tegevustega. Tegevused võivad õpirände ja noorte osalusprojektide puhul alata umbes 3 kuud pärast taotlustähtaega, strateegilise koostöö projektide korral 4 kuud pärast tähtaega.

Projekti põhitegevused koosnevad tavapäraselt järgmistest etappidest:

1. ettevalmistused,
2. põhitegevuse läbiviimine,
3. refleksioon,
4. analüüs,
5. järeltegevused.

Kui projekt on lõppenud, siis tuleb 60 päeva jooksul esitada lõpparuanne. Lõpparuanne koosneb nii tegevuste kirjeldusest kui ka kulu- ja tõendusdokumentidest. 

Kui lõpparuanne on kontrollitud ja vastab nõuetele, siis makstakse välja 20% toetusest.