Kuidas organisatsioonile?

Organisatsioonil on võimalik:

• võtta vastu vabatahtlikke Eestist või teistest riikidest
• saata noori välismaale vabatahtlikku teenistusse
• pakkuda noortele võimalust osaleda töö- ja praktikaprojektides
• toetada noori kohalike solidaarsusprojektide elluviimisel

Välisvabatahtliku kaasamine sobib Teile, kui olete mõelnud, et teie organisatsioonil oleks oma sihtgrupile pakkuda huvitavamaid tegevusi-teenuseid ning teha rohkem ühiskonna hüvanguks, kuid selleks ei jätku piisavalt innustunud tegijaid. Vabatahtlikust teenistusest on kasu ka siis, kui teil on tekkinud soov toetada kohalikke noori rahvusvahelise töö- ja elukogemuse saamisel.

Vabatahtlik teenistus pakub organisatsioonile võimalust rakendada noort vabatahtlikku kui täiendavat ja inspireerivat inimressurssi, arendada rahvusvahelist koostööd ja tuua oma organisatsiooni tegevustesse rahvusvahelisi „uusi tuuli”.

Üldjuhul on ühes organisatsioonis korraga 1-2 välisvabatahtlikku pikema perioodi vältel (kuni 12 kuud). Samas on võimalik võtta korraga kuni kaheks kuuks kümme vabatahtlikku või kaasata vähemate võimalustega noori, kes veel pikaaegseks teenistuseks valmis ei ole. Lisaks on võimalik toetada mitut Eesti noort nende välismaale vabatahtlikuks minekul ning kaasata neid soovi korral hiljem ka oma tegevustesse.

Kõik vabatahtliku teenistusega seotud organisatsioonid peavad olema akrediteeritud. Akrediteerimine tähendab, et organisatsioon kiidetakse heaks ning saab õiguse projektides kaasa teha. Kuidas akrediteeringut saada?

Akrediteerimise eesmärk on tagada teenistuste ühtlaselt kõrge standard. See on kvaliteedi tagamise protsess, mis loob aluse, et kõik osapooled on teadlikud programmi väärtustest, eesmärkidest ning reeglitest. Kõik akrediteeritud organisatsioonid peavad tõestama, et nad on võimelised viima läbi vabatahtliku teenistuse projekte Erasmus+: Euroopa Noored programmi reeglitest lähtudes ja et organisatsioon vastab programmi kvaliteedistandarditele.

 Akrediteeringu saamiseks tuleb organisatsioonil esitada akrediteerimisvorm läbi vastava veebikeskkonna. Enne vormi täitmist tuleb oma organisatsioonile teha PIC kood. Tuleb arvestada, et akrediteerimisprotsess võtab aega vähemalt 6 nädalat. Selle aja jooksul tutvutakse esitatud infoga, tehakse vestlus või/ning külastatakse teie organisatsiooni. Plaanide koostamiseks ja sooviavalduse täitmiseks saab abi ka akrediteerimisjuhendist.

 Akrediteeringut saab taotleda selleks, et olla:

• saatev organisatsioon – teil on õigus Eesti vabatahtlikke välismaale saata ning neid teenistuse jooksul toetada;
• vastuvõttev organisatsioon – teil on õigus oma organisatsiooni välisvabatahtlikke vastu võtta.
• koordineeriv organisatsioon – teil on õigus projektitaotlus esitada ning projekti ellu viia.

Vastavalt allpool toodud ülesannetele ja tegevustele tuleb teil läbi mõelda, millist rolli suudab organisatsioon võtta. Näiteks, kas lisaks saatvale ja/või vastuvõtvale rollile soovite ka projekti tervikuna koordineerida? Vajadusel saab kaasata mõni muu organisatsioon, kes kogu protsessi koordineerib ja vastutab projekti kui terviku toimimise ja eduka elluviimise eest. Organisatsioonil ei ole võimalik taotleda ainult koordineeriva rolli akrediteeringut.

 Akrediteeringu pikkus on maksimaalselt 4 aastat ning selle konkreetse pikkuse ja maksimaalse kaasatavate vabatahtlike arvu osas teeb otsuse Noorteagentuur akrediteerimisprotsessi põhjal. 

Kõik akrediteeritud organisatsioonid lisatakse üle-euroopalisse andmebaasi, kust tulevased vabatahtlikud saavad neid otsida.

Saatev organisatsioon on vabatahtliku kodumaal tegutsev mittetulundusühing või asutus, kelle ülesandeks on:

 Ettevalmistustegevused

• aitab vabatahtlikul leida vastuvõtva organisatsiooni ja abistab suhtlusel;
• korraldab vastavalt vabatahtliku vajadustele ning tema õpieesmärkidele igakülgse kultuurilise, praktilise, keelelese ja emotsionaalse ettevalmistuse;
• aitab praktilist laadi tegevustes nagu rahvusvahelise transpordi organiseerimine, kohustusliku kindlustuse ja vajadusel viisa vormistamise;
• tagab vabatahtliku osalemise ettevalmistaval koolitusel.

 Kontakt teenistuse ajal

• hoiab kontakti vabatahtliku ning vastuvõtva organisatsiooniga projekti läbiviimise ajal.

 Vabatahtliku naasmisel koduriiki

• tagab vabatahtlike osalemise tegevuse lõpphindamisel;
• aitab uuesti kodukogukonda integreeruda ja kaasab võimalusel vabatahtliku oma tegevustesse kohalikul tasandil;
• annab võimaluse vabatahtlikule oma kogemuse ning õpitulemuste jagamiseks ja projekti mõju suurendamiseks läbi erinevate infoürituste, kultuuriõhtute jne tegevuse läbi;
• nõustab edasiste tegevuste ja võimaluste osas ja tagab vabatahtlike osalemise iga-aastasel vabatahtlike kohtumisel).

 Kui soovite saada saatvaks organisatsiooniks, siis peate läbi mõtlema, kas Teil on soovi ja võimalusi olla vabatahtlikule terve projekti jooksul toeks.

 Vabatahtliku teenistuse saatvatele organisatsioonidele on loodud käsiraamat “Vabatahtliku ettevalmistuse ABC”.

Vastuvõttev organisatsioon on mittetulundusühing või asutus, kelle vastutada on järgnevad tegevused:

• Määrab mentori, kes vastutab vabatahtliku isikliku toetamise eest ning toetab vabatahtlikku õpitegevuse analüüsis (läbi Noortepassi protsessi).
• Pakub tööalast toetust ning juhendamist (näeb selleks ette konkreetsed isikud).
• Isiklik toetus (tagab vabatahtlikele isikliku toetuse,  võimaluse kohalikku kogukonda sulandumiseks, teiste noortega kohtumiseks, sotsialiseerimiseks, vaba aja tegevustes osalemiseks ning soodustab kontakti loomist teiste vabatahtlikega.
• Toetab vabatahtlikku koolitus- ja analüüsitsüklis (sh tagab vabatahtliku osaluse koolitustel ning keeleõppe).
• Tagab vabatahtliku teenistuse põhimõtete järgmise:
  – Üldine kättesaadavuse tagamine – vastuvõttev organisatsioon ei saa teha ettekirjutusi vabatahtlike etnilise kuuluvuse, usuliste veendumuse, seksuaalse sättumuse, poliitilise arvamuse osas; samuti ei ole neil õigust vabatahtlike valimisel nõuda neilt mingit kvalifikatsiooni või kindlat haridustaset.
  – Vabatahtlikele pakutakse võimalusi konkreetsete ülesannete täitmiseks, kasutades selle juures ära mõningaid vabatahtlike ideid, loomingulist lähenemist ja kogemusi
• Selgete ja konkreetsete vabatahtliku õppimisvõimaluste väljatoomine vabatahtlike jaoks.
• Korraldab vabatahtlikule teenistuse perioodiks eluaseme ning toitlustuse, mis on kasutatavad ka puhkuse ajal. Maksab projektitoetuses ette nähtud taskuraha.
• Tagab vabatahtlikule kohaliku transpordi kodust tööle.

 Kui soovite saada vastuvõtvaks organisatsiooniks, peate eelkõige läbi mõtlema, kas suudate pakkuda vabatahtlikule piisavalt rakendust. Valdkond, milles organisatsioon tegutseb, ei ole oluline. Küll aga see, et tegevused, kuhu vabatahtlik kaasatakse, on mittetulunduslikud. Töömaht vastuvõtvas organisatsioonis peab vabatahtlikule olema viis päeva nädalas, kokku 30-38 tundi. Vabatahtliku tööga ei tohi asendada palgatöötajaid, vaid tegemist peab olema lisaväärtust loovate tegevustega. Lisaks on oluline, et vastuvõttev organisatsioon pakuks projektiga õppimis- ja arenemiskogemust nii noorele vabatahtlikule, oma organisatsioonile kui ka ümbritsevale kogukonnale laiemalt.

Vastuvõtvad organisatsioonid ning mentorid leiavad palju kasulikke ning praktilisi nõuandeid inglisekeelsest käsiraamatust “Practical guide for EVS mentors”.  Vastuvõtvatele organisatsioonidele on loodud käsiraamat “Vabatahtliku vastuvõtmise ABC”

Koordineeriv organisatsioon on mittetulundusühing või asutus, kelle ülesanded on järgmised:

• Esitab taotluse ja kannab riikliku büroo või Täitevasutuse ees vastutust kogu projekti rahaliste vahendite haldamise ja juhtimise eest.
• Koordineerib projekti koostöös kõigi saatvate ja vastuvõtvate organisatsioonidega.
• Jaotab programmi toetuse saatvate ja vastuvõtvate organisatsioonide vahel vastavalt partnerluslepingule (kui see on sõlmitud) ja projektis kirjeldatule.
• Tagab vabatahtlike osalemise koolitus- ja hindamistsüklis tervikuna.
• Toetab kõigiti vastuvõtvasse organisatsiooni lähetatud vabatahtlikke.
• Teostab täies mahus või osaliselt projektis osaleva saatva või vastuvõtva organisatsiooni haldusülesandeid.
• Tagab koos saatvate ja vastuvõtvate organisatsioonidega kõigi vabatahtlike registreerimise kohustuslikus kindlustuslepingus.
• Hangib koos saatvate ja vastuvõtvate organisatsioonidega viisad seda vajavatele vabatahtlikele.
• Toetab õpikogemuse mõtestamist/Noortepassi vormistamist. Koos saatva ja vastuvõtva organisatsiooni ning vabatahtlikuga täidab ning annab vabatahtlikele välja Noortepassi tunnistused.

Vabatahtlikku teenistust toetab rahaliselt programm Erasmus+: Euroopa Noored ning toetuse abil viiakse organisatsioonide poolt ellu vabatahtlikku toetavad tegevused. Projektitoetuse saamiseks tuleb esitada projektitaotlus taotlustähtajaks.

 Eestis asuvad organisatsioonid saavad vabatahtliku teenistuse projekte teostada ehk noori nii saata kui ka vastu võtta koostöös peaaegu kõikide maailma riikidega. Eelkõige toimuvad projektid aga koostöös programmi Erasmus+ programmiriikide või partnerriikidega.

Muude maailma riikidega koostöös tehtavad projektid tuleb Eesti organsiatsioonil esitada Euroopa Komisjoni Hariduse, Audiovisuaalse ja Kultuuri Täitevastutusele (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency).

 Jõudnud taotlusfaasi, tuleb otsustada, kes organisatsioonidest asub koordineerija rolli. Koordineeriv organisatsioon võtab endale taotluse esitamise ja aruande esitamise kohustuse.

 Projektid võivad olla loodud individuaalselt ühele või mitmele noorele või planeeritud grupile. Individuaalse teenistusega on tegemist siis, kui ühes teenistuse osaleb ainult üks vabatahtlik. Üks projekt võib koosneda mitmest individuaalsest teenistusest. Grupiprojektiga on tegemist siis, kui selles osaleb vähemalt 10 vabatahtlikku ja nad teevad oma teenistust samal ajal, samas vastuvõtvas organisatsioonis ning teenistuse ja tegevuste eesmärk on sama. Taotlemise hetkel ei pea olema vabatahtlik(ud) veel projekti valitud ning need võib valida hiljem.

 Teenistus algab üldjuhul kõige varem 1 kuu pärast projekti algust. Üldjuhul soovitame vähemalt 6-kuulist teenistust, et nii vabatahtlik kui ka vastuvõttev organisatsioon saaksid piisavalt mõjusa vabatahtliku teenistuse kogemuse.

 Vaata ka Euroopa vabatahtliku teenistuse rahastusreegleid. 

• Vabatahtlik teenistus ei ole juhuslik, korraldamata, osalise tööajaga vabatahtlik töö.
• Vabatahtlik teenistus ei ole praktika ettevõttes.
• Vabatahtlik teenistus ei ole palgatöö ja sellega ei tohi asendada palgatööd.
• Vabatahtlik teenistus ei ole puhkus ega turismitegevus.
• Vabatahtlik teenistus ei ole keelekursus.
• Vabatahtlik teenistus ei ole odava tööjõu ekspluateerimine.
• Vabatahtlik teenistus ei ole õppeperiood ega kutsekoolitus välismaal.

Vabatahtliku teenistuse põhimõtted, mis tuleb järgida:

• Mitteformaalse hariduse ja kultuuridevahelise õppe mõõde vabatahtlikule konkreetse õppeplaani koostamise kaudu.
• Vabatahtliku ülesannete mittetulunduslik laad ning põhimõte, et vabatahtlike tegevused ei tohi asendada palgatööd.
• Kasu kohalikule kogukonnale ja kontakti saavutamine kogukonnaga.
• Teenistus on vabatahtlikele tasuta, v.a omaosalus reisikulude hüvitamisel.
• Vabatahtlikule antavate ülesannete sobivus tema eripäraga.

Volunteering Agreement on saatva, vastuvõtva (ja koordineeriva) organisatsiooni ning vabatahtliku vahel sõlmitav leping, milles kirjeldatakse osapoolte kohustused ja vastutused ning jagatakse need omavahel ära (sh projektitoetuse jagunemine partnerite vahel). Leping on ametlik kokkulepe osapoolte vahel. Nt peaks see sisaldama seda, millist ettevalmistust ning millise rahalise summa eest teeb saatev organisatsioon ning kajastama vabatahtliku tööülesandeid, õigusi ja kohustusi.

  Vaata ka üht võimalikku näidist.

Vabatahtlik teenistus peab olema avatud kõigile noortele sõltumata nende haridusest, taustast, majanduslikust olukorrast või erivajadustest.

 Erivajadustega noorte projektide toetamiseks on eraldi ette nähtud täiendavad toetusmehhanismid ning lisaressursside taotlemine:

• projekti ettevalmistava kohtumise elluviimiseks (i.k. advanced planning visit),
• teenistuse ajaks eraldi tugiisiku kaasamiseks (tugevdatud mentorlus)
• erakorralisteks kuludeks: arstiabi, tervishoid, täiendav koolitus või professionaalne toetus, lisaettevalmistus, eriruumid või -varustus, saatja või erandkorras isegi isiklikud lisakulud majanduslikult ebasoodsa olukorra puhul.

 Kõik lisaressursside taotlemised peavad olema põhjendatud, projekti elluviimisega selgelt seotud, taotlusvormis lahti kirjutatud ja lõpparuandes arvetega tõestatud. Kindlasti tuleb suurt rõhku panna vabatahtliku toetamisele ning luua väga selge ja konkreetsete vastutajatega tugi-ja õpisüsteem (mentor, tuutor, vajadusel täiendavad juhendajad, riskiennetus). Lisaks tuleb teenistuse tegevuste puhul arvestada vabatahtliku erivajadustega.

 Juhul kui teie organisatsioon tunneb huvi erivajaduste või vähemate võimalustega noortele mõeldud projektide vastu, siis tasub kindlasti eelnevalt ka büroos kontakteeruda, kas kaasatuse koordinaatoriga või vabatahtliku teenistuse konsultandiga.