Aruandlus
Euroopa Komisjoni aruandlusssüsteemis esinevatest probleemidest palume anda teada meie menetluskoordinaatorile gerda.saarinen@harno.ee
Aruandluse esitamine
Kõik programmist Erasmus+ toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Erasmus+ programmi esitatud projektide aruandlus toimub Euroopa Komisjoni veebikeskkonna Beneficiary module osas. Beneficiary module’i kasutamiseks on vaja logida sisse Euroopa Komisjoni kodulehel, mis asub siin, valida vasakult menüüst projects -> my projects ning avada sealt enda projekt.
Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada info enda projekti rahastuse ja sisu kohta piisavalt detailselt, et teie projektiga mitte kursis olev inimese saaks projekti käigus tehtust aru. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andud juhendmaterjali Beneficiary module’i kasutamise kohta (inglise keeles), millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.
NB! Aruande täitmise alustamiseks on vaja see esmalt genereerida.
Projekti lõpparuandega koos tuleb esitada ka projekti kohustuslikud lisad.
Sisu Moodul
Noortevahetuste, noorsootöötajate õpirännete ja noorte osalusprojektide lõpparuannetega koos tuleb esitada järgmised kohustuslikud lisad:
- aruande allkirjastatud lehekülg (declaration of honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni või grupi seaduslik esindaja;
- kõikide elluviidud tegevuste tegevuskavad (sh ettevalmistav kohtumine, kui see toimus);
- erikulude ja erivajadustega seotud kulude (vastavalt exceptional costs ja special needs support) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul, kui neid taotleti taotluses ja need ka aktsepteeriti ning kui neid kulusid on aruandes küsitud.
Dokumendid, mida ei pea lõpparuandega koos esitama, kuid mis tuleb projekti elluviijal kindlasti säilitada, sest neid küsitakse lisakontrollide käigus:
- reisitoetuse dokumentide koopiad, kui osaleja marsruut erineb taotluses märgitust;
- osalejate allkirjastatud nimekirjad kõikide tegevuste (activity) kohta. Vastuvõtval organisatsioonil tuleb kinnitada nimekirjas olevate andmete tõesust oma esindaja nime ja allkirjaga.
Rahvusvahelistel koostööprojektide lõpparuannetega koos tuleb esitada järgmised kohustuslikud lisad:
- aruande allkirjastatud lehekülg (declaration of honour), mille peab allkirjastama organisatsiooni seaduslik esindaja
- 2021. aastal rahastatud suuremahuliste koostööprojektide puhul on eri tegevuste lisadokumentide nimekiri leitav siit
- ülejäänud koostööprojektide (nii väikeprojektid kui ka hiljem rahastatud suuremahulised koostööprojektid) peab aruandluse käigus suutma lisadokumentide abil tõendada tegevuste teostamist. Konkreetsed lisadokumendid võivad erineda vastavalt tegevuste iseloomust, kuid soovitame kasutada sarnaseid tõendusdokumente kui 2021 aasta suuremahulistel koostööprojektidel. Näiteks kõigil toimunud sündmustel on mõistlik tõenduseks koostada osalejate nimekiri.
Beneficiaty Module’i kontakt Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuuri noorteprogrammide keskuses on toetusprogrammide menetlus- ja hindamiskoordinaator.
