Vabatahtlik teenistus
Kõik Euroopa Solidaarsuskorpuse programmist toetuse saanud projektide elluviijad peavad 60 päeva jooksul pärast projektiperioodi lõppu esitama lõpparuande koos nõutud lisadega. Euroopa Solidaarsuskorpuse programmi esitatud projektide aruandlus toimub Euroopa Komisjoni veebikeskkonna Beneficiary module osas.
- Beneficiary module’i kasutamiseks on vaja logida sisse Euroopa Komisjoni kodulehel, mis asub siin, valida vasakult menüüst projects > my projects ning avada sealt enda projekt.
- Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada info enda projekti rahastuse ja sisu kohta piisavalt detailselt, et teie projektiga mitte kursis olev inimese saaks projekti käigus tehtust aru. Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles. Euroopa Komisjon on välja andnud juhendmaterjali Beneficiary module’i kasutamise kohta (inglise keeles), millega soovitame aruandlust tehes tutvuda.
Beneficiary Module’i kontakt Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse agentuuri noorteprogrammide keskuses on toetusprogrammide menetlus- ja hindamiskoordinaator.
Aruande esitamisel tuleb:
- sisestada kõigi osalenud noorte andmed. Soovituslik on noortele rääkida, et projekti lõppedes tuleb täita participant report. NB – sisestada noorte andmed Beneficiary Module’sse esimesel võimalusel ja lõpparuannet enne mitte esitada, kui kõik on osaleja aruande täitnud. Lõpparuannet ei saa enne menetleda, kui kõik osalejad on aruande täitnud
- lisada iga teenistuse nädalakavad (tegevuskavad)
- lisada Declaration on Honour, mis peab olema allkirjastatud organisatsiooni esindava allkirjaõigusliku isiku poolt
Aruandes tuleb üle kontrollida vabatahtlike juures esitatud info:
- Aruandesse tuleb sisestada tugiorganisatsioonide andmed (riik, kus vabatahtlik on resident)
- Aruandesse tuleb sisestada teenistuste toimumiskohad , mis tulevad vaikimisi organisatsioonide järgi, vajadusel tuleb muuta (Main location of the activity)
- Vabatahtliku tegelik saatev linn ja riik (Participant’s country and city of origin)
- Kontrollida üle reisi vahemaa Euroopa Komisjoni veebipõhise vahemaa kalkulaatoriga ja valida korrektne vahemaa
- Teenistuspäevad kuupäevaliselt (algus – lõpp)
- Reisipäevad arvuliselt vastavasse lahtrisse (nr)
NB! Tegevuspäevade ja reisipäevade arvestus – kui vabatahtlik reisib, siis see ei saa olla tegevuspäev. Näiteks, vabatahtlik jõuab sihtriiki kell 11 hommikul, siis see on reisipäev, mitte tegevuspäev. Tegevuspäev on ikkagi see, kui vabatahtlik alustab juba hommikul.
- Erikulu sendi täpsusega ja kommentaaridesse, mis kulud tekkisid.
Tõendusdokumendid, mis peavad olemas olema (mida võidakse juurde küsida)
- Tegevusest osavõtmise tõend, mille on allkirjastanud osaleja ja vastuvõttev organisatsioon ja kus on kirjas osaleja nimi, vastuvõtva organisatsiooni nimi, tegevuse eesmärk ja toimumiskoht ning algus- ja lõppkuupäev (ilma reisipäevadeta). Taskuraha puhul väljamakstud taskuraha summa, mida arvutatakse – ühikuhind x teenistuse pikkus päevades, vajadusel lisaks reisipäevad. Juhul kui on kasutatud eelarvet kaasamistoetus, tuleb sellel samal tõendil kirjeldada osalejale pakutud lisatoetuse sisu. Kirjeldus pikem, kui üks-kaks lauset.
- Keeleõpetoetuse (mitte OLS) puhul tuleb tõendis:
- keelekursuse korraldaja poolt allkirjastatud osavõtu tõend, kus on ära toodud osaleja nimi, õpetatud keel, toimunud keelekursuse kirjeldus ja kestus, või
- õppematerjalide soetamise kuludokumendid, kus on ära märgitud õpitav keel, arve väljastaja nimi ja aadress, hind koos vääringuga ning arve kuupäev, või
- kui keeleõpet korraldab toetusesaaja: korraldaja ja osaleja poolt allkirjastatud dateeritud kinnituskiri, kus on ära toodud osaleja nimi, õpetatud keel ning toimunud keelekursuse kirjeldus ja kestus.
- Keeleõppe puhul on oluline, et kirjeldus ei ole üks-kaks lauset.
Kui keelekursuse korraldaja ei väljasta korrektset tõendid, siis võib kasutada meie poolt vormistatud tõendit.
- Erikulude tõendusdokumendid (arve(d) ja maksekorraldus(ed))
- Reisidokumendid (piletid, pardakaardid), piletite ostuarve ei tõenda reisimist, vaid nende ostu.
